Rapport sur la vérification du bénéficiaire - Première Nation Kinonjeoshtegon
Nom : Première Nation Kinonjeoshtegon
Emplacement : Manitoba
Population : 351 sur réserve; 736 inscrites
État des manquements au moment de la vérification : Pas de manquement (2012-2013)
État des manquements actuels : Gestion par le bénéficiaire (2015-2016)
Chef actuel : David Traverse
Période couverte par la vérification : du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AADNC vérifié : 6 786 989 $
Contexte
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi la Première Nation Kinonjeoshtegon pour faire l'objet d'une vérification du bénéficiaire en 2013-2014 en raison de son résultat lors de l'évaluation des risques 2012-2013 et d'autres facteurs de risque.
Objectifs de la vérification du bénéficiaire :
- assurer la conformité aux modalités de l'entente de financement d'AADNC;
- s'assurer que les politiques et directives du Conseil du Trésor et d'AADNC sont respectées;
- évaluer l'efficience et l'efficacité du cadre de gestion financière mis en place pour gérer les programmes, ainsi que la capacité organisationnelle du bénéficiaire;
- évaluer la pertinence des mesures de contrôle financier et des mécanismes mis en place pour gérer efficacement les risques.
Constatations
Le cadre financier en place pour l'administration des programmes est faible. La décentralisation du poste financier vient réduire l'efficacité du bénéficiaire lorsqu'il s'agit de justifier les montants déclarés. Les membres du personnel affectés aux programmes connaissent bien la prestation de programmes, mais ne participent pas à la mise en œuvre et à la surveillance du budget, ce qui réduit ainsi leur responsabilité à ce niveau. Un plan d'action de la gestion a été adopté le 29 juillet 2013 pour améliorer la gouvernance, les contrôles financiers et le signalement de problèmes.
Dans le cadre de la vérification, on a utilisé un échantillon de transactions. En fin de compte, 41 % des articles choisis en 2011-2012 et 33 % des articles choisis en 2012-2013 ont été rejetés en raison d'un manque de documentation à l'appui. Les vérificateurs ne peuvent donc pas garantir que les fonds ont été dépensés pour leurs fins prévues.
Les vérificateurs ont constaté qu'un montant de dépenses de 124 682 $ n'était pas en conformité avec l'entente de financement et pourrait éventuellement faire l'objet d'un recouvrement.
Gouvernance par le chef et le Conseil
La Première Nation Kinonjeoshtegon est gouvernée par un chef et quatre membres de conseil élus pour un mandat de deux ans jusqu'au 27 mars 2015. Le conseil organise des réunions pour discuter des opérations de la bande, mais il n'existe pas de procès-verbal officiel de ces discussions ou des décisions prises par le conseil. Le contrôleur présent aux rencontres prend des notes personnelles afin de consigner les décisions prises par le conseil, mais même ces notes ne sont pas transférées dans un document officiel, ni examinées ou signées par le conseil afin d'obtenir une version officielle des décisions prises.
Capacité financière
Le service des finances est exclusivement géré par le contrôleur financier qui travaille depuis son domicile à Winnipeg. En raison d'un nombre de 47 employés et d'une décentralisation de la documentation justificative, le service des finances présente une pénurie d'employés et une structure mal établie.
Gestion et planification opérationnelle de la bande
À l'heure actuelle, la Première Nation Kinonjeoshtegon fait l'objet d'un plan d'action de gestion géré par le bénéficiaire et a auparavant été visée par un plan de gestion corrective pendant plusieurs années. Les principaux secteurs préoccupants comprennent : les situations financières en déclin, le manque de liquidités et de fonds de roulement, d'importants paiements aux fournisseurs non réglés et arriérés de droits de scolarité, le manque de contrôles complets pour le budget et les finances, particulièrement au niveau des programmes, et la production de rapports en retard. Avec la mise en œuvre du plan d'action de gestion, des efforts sont déployés pour préparer les plans de travail et les lier aux budgets et aux activités.
Examen des dépenses de programme
En plus de l'examen des contrôles internes en place à l'appui de l'application de l'entente de financement, les vérificateurs ont choisi un échantillon discrétionnaire d'opérations fondé sur les risques. Dans cet échantillon, les vérificateurs ont constaté que 67 opérations n'étaient pas conformes aux critères d'admissibilité des divers programmes, ce qui représente un taux de conformité de 63,4 %.
Recommandations
Les recommandations suivantes visent à régler les problèmes signalés dans le rapport et à renforcer les contrôles internes mis en place dans l'exécution des programmes :
- Que le chef et le conseil documentent les rencontres du conseil en préparant et en approuvant un procès-verbal et des résolutions de bande qui seront conservées comme actes de leurs rencontres.
- Que le bénéficiaire examine le poste aux finances dans l'organisation pour s'assurer qu'il est efficace et intègre les contrôles qui contribueront à la prestation des programmes.
- Que le bénéficiaire investisse les ressources nécessaires pour mettre en œuvre un plan d'action de la gestion aussi rapidement que possible afin d'améliorer le cadre de gestion général et la viabilité financière de la bande.
- Que le bénéficiaire poursuive le développement et la mise en œuvre des plans de travail afin de soutenir la prestation des programmes.
- Que le bénéficiaire développe et mette en œuvre les politiques et procédures nécessaires pour soutenir la prestation des programmes et qu'elles soient examinées annuellement pour s'assurer de leur bien-fondé.
- Que les gestionnaires de programme participent au processus de prévisions budgétaires et en soient rendus responsables en surveillant mensuellement les résultats financiers de leurs programmes.
- Que le bénéficiaire s'assure que le plan comptable dans le système comptable est configuré pour s'arrimer aux ententes de financement afin de soutenir la surveillance des budgets et de déterminer l'excédent à la fin de l'exercice.
- Que le bénéficiaire s'assure que les fonds reçus sont utilisés pour la prestation des programmes pour lesquels les fonds ont été obtenus afin d'en garantir la prestation rapide.
- Que le chef ou un des membres du conseil examine et approuve tous les rapprochements bancaires de façon mensuelle.
- Que la Première Nation Kinonjeoshtegon cesse immédiatement d'emprunter des fonds en provenance du contrôleur et des membres de sa famille.
- Que le bénéficiaire mette sur pied un processus d'achat soumis à un niveau approprié de pouvoir d'approbation.
- Que le contrôleur s'assure que les documents et l'approbation nécessaires appuient les demandes de paiement de factures de fournisseurs.
- Que le bénéficiaire établisse une façon officielle de justifier les coûts administratifs facturés aux programmes.
- Que le bénéficiaire s'assure que le registre des présences des professeurs soit conservé pendant sept ans, tel que mentionné dans l'entente de financement.
- Que le bénéficiaire mette sur pied un système de classement central qui assurera que les documents à l'appui de toutes les transactions sont conservés et accessibles.
- Que le bénéficiaire poursuive ses efforts pour présenter les rapports nécessaires à temps et produire les rapports en suspens depuis longtemps.
Conclusion
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. Un montant potentiellement recouvrable de 124 682 $ a été identifié. Le Ministère travaille avec le bénéficiaire afin d'examiner les facteurs qui pourraient entraîner un rajustement du montant recouvrable définitif et d'élaborer un calendrier de remboursement ainsi qu'un plan d'action visant la mise en œuvre des recommandations.