Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant Pikangikum First Nation
Nom : Pikangikum First Nation (site Web non disponible en français)
Lieu : Ontario
Population : 2,643 personnes vivant dans la réserve; 2,762 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Pas de manquement
Situation actuelle de manquement : Pas de manquement
Chef actuel : Dean Owen
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AADNC vérifié : 30 121 042.92 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), autrefois appelé Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi Pikangikum First Nation en Ontario pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2012-2013 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2011-2012 et de 2012-2013. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour Pikangikum First Nation;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Spearhead Canada Management Ltd. afin de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 27 janvier au 7 février 2014.
Les montants visés par la vérification, présentés en détail dans le rapport de vérification, représentent avec justesse, à tous les égards importants, les coûts admissibles pour la période allant du 1er avril 2011 au 31 mars 2013 selon les modalités de l'entente de financement et de ses modifications.
Constatations
La vérification a permis de constater qu'en général des processus internes de contrôle financier ont été instaurés, et qu'ils sont bien gérés. Toutefois, quelques procédures mettent en lumière des faiblesses sur le plan du contrôle en ce qui a trait à la gouvernance, à l'administration des programmes et à la gestion financière. Le redressement de ces contrôles internes permettra de consolider la façon dont le bénéficiaire gère et affecte ses fonds conformément aux ententes. Voici certaines des principales constatations et recommandations énoncées dans le rapport de vérification.
Gouvernance par le chef et le Conseil
Les vérificateurs ont identifié des possibilités d'améliorer la gouvernance et l'administration à l'appui des programmes financés par AANC. On recommande d'officialiser les organigrammes des services et les descriptions de travail pour favoriser la reddition de compte en général. Pour favoriser la transparence, on recommande de rédiger des procès-verbaux des réunions du conseil. Les administrateurs de bande de Pikangikum First Nation devraient songer à réviser et à mettre à jour le manuel des politiques et des procédures du personnel de la Bande régulièrement. Ils devraient aussi élaborer et mettre en œuvre un manuel de procédures et de politiques financières.
Gestion de la Bande
La vérification a permis de définir les points suivants à améliorer en ce qui a trait aux procédures de gestion financière de la Bande. Les gestionnaires et administrateurs de Pikangikum First Nation devraient améliorer leurs contrôles internes et leurs processus comptables en centralisant la fonction des finances. Le bénéficiaire devrait s'assurer que les rapprochements bancaires et les feuilles de temps des employés sont approuvés par l'administrateur de la bande comme preuve d'approbation. Le chef et le conseil devraient s'assurer que les rapports à l'intention d'AANC sont produits et remis en temps opportun.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Pikangikum First Nation pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.