Rapport sommaire sur la vérification de bénéficiaire concernant la Aroland First Nation
Nom : Aroland First Nation (site Web non disponible en français)
Lieu : Ontario
Population : 16 personnes vivant dans la réserve; 724 personnes inscrites au total
Situation de manquement au moment de la vérification : Conseiller nommé par le bénéficiaire
Situation actuelle de manquement : Conseiller nommé par le bénéficiaire
Chef actuel : Dorothy Towedo
Période visée par la vérification : Du 1er avril 2011 au 31 mars 2013
Montant du financement d'AANC vérifié : 5, 605,569 $
Contexte
Affaires autochtones et du Nord Canada (AANC), autrefois appelé Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC), a choisi Aroland First Nation pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2013-2014 et d'autres facteurs de risque.
L'objectif de la vérification du bénéficiaire consistait à fournir l'assurance que le financement fourni au bénéficiaire par AANC a été dépensé aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement de 2011-2012 et de 2012-2013. Cet objectif a été atteint par deux moyens :
- l'examen de l'efficacité des opérations du cadre de contrôle de la gestion financière en place pour Aroland First Nation;
- l'examen de la conformité concernant l'admissibilité des dépenses déclarées en vertu des modalités des ententes de financement conclues avec AANC.
AANC a mandaté le cabinet de vérification indépendant Ernst & Young LLP de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a été effectuée du 24 au 28 février 2014.
Constations
La vérification a permis de constater certaines lacunes en ce qui a trait aux processus internes de contrôle financier mis en place pour assurer l'administration de programmes, la gestion financière et les systèmes de production de rapports. Par conséquent, certaines des dépenses examinées dans le cadre de la vérification ne respectent pas les modalités établies dans les ententes de financement.
Gouvernance par le chef et le conseil
Les vérificateurs ont cerné des possibilités d'amélioration en ce qui a trait à la gouvernance des programmes financés par AANC. Ils ont jugé que les mesures de contrôle de la gouvernance étaient insuffisantes. L'une des principales recommandations était que le bénéficiaire veille à ce que les dossiers personnels de tous les employés actuels contiennent des documents pertinents concernant leur embauche, confirmant leur rémunération et leur description de tâches. Il est également recommandé que toutes les personnes nouvellement embauchées soient tenues de signer un contrat de travail qui décrit leurs conditions d'emploi, notamment leur rémunération.
Une autre recommandation importante était que le bénéficiaire devrait assurer une meilleure surveillance des opérations financières de l'organisation, notamment au moyen d'états financiers périodiques (p. ex., mensuels) non associés aux programmes et en organisant des réunions pour discuter des résultats financiers.
Gestion de la Bande
La vérification a permis de cerner des possibilités d'amélioration en ce qui a trait à la gestion par la bande des programmes financés par AANC. Une recommandation clé était que le bénéficiaire s'assure que tous les achats soient confirmés par écrit par le fournisseur (p. ex. au moyen d'un bon de commande), et autorisés par le coordonnateur de programme, afin que les commandes soient approuvées avant que ne soient faits les achats. Une autre recommandation clé était que le bénéficiaire veille à que les factures soient examinées en détail par la personne qui a les pouvoirs de signature des chèques afin de vérifier la validité et l'admissibilité des dépenses en fonction des lignes directrices des programmes.
Situation actuelle
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire. AANC et le bénéficiaire travaillent conjointement pour donner suite à ces constatations.
Avertissement : Le présent rapport sommaire a été préparé en fonction des renseignements contenus dans le Rapport de vérification du bénéficiaire visant Aroland First Nation pour le compte d'AANC. Le rapport produit pour AANC est réservé à l'utilisation du bénéficiaire et de la direction d'AANC. Le rapport sommaire ne présente qu'un portrait limité des constatations générales tirées de la vérification et ne fournit pas de détail sur le processus de vérification ou les constatations. Par conséquent, il pourrait ne pas convenir au but et à l'utilisation visés par le lecteur.