Plan de gestion de l'entretien des systèmes d'approvisionnement en eau potable et de traitement des eaux usées dans les collectivités des Premières Nations

Guide et modèle

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QS-6337-000-FF-A1
Catalogue : R3-205/2014F-PDF
ISBN : 978-0-660-21673-7

© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par le ministre des Affaires autochtones et du développement du Nord canadien, 2014

Avant-propos

Le présent guide a pour but de fournir des conseils aux collectivités des Premières Nations afin de les assister dans l'élaboration des plans de gestion de l'entretien requis par les protocoles d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) relatifs aux systèmes d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées. Chaque section du présent document est accompagnée de modèles dont peuvent se servir les Premières nations pour définir leurs propres plans communautaires d'entretien. Ces modèles ne doivent pas être vus comme des formulaires rigides ou standards qui sont obligatoires à remplir. Ce sont plutôt des outils généraux qui peuvent être modifiés ou améliorés dans le but de répondre aux besoins précis de la collectivité.

Le présent guide a été préparé en s'inspirant tout d'abord d'ouvrages existants qui traitent de la planification de la gestion de l'entretien des systèmes d'approvisionnement en eau potable et de traitement des eaux usées. On a par la suite consacré des efforts supplémentaires afin de produire un document facile à utiliser et instructif, qui cadre avec le contexte des collectivités des Premières Nations et de leurs systèmes d'eau potable et d'eaux usées, généralement petits. Les ingénieurs et les techniciens régionaux d'AADNC ont fait part de leur expérience sur le terrain, qui a été inestimable pour la production d'un guide pratique, facile à appliquer et accompagné de modèles qui, nous l'espérons, tiennent compte des lacunes identifiées dans le passé en matière de gestion de l'entretien.

1. Introduction

La Politique d'Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) sur l'eau potable et l'eau usée (Politique et normes sur les niveaux de services pour l'eau potable et l'eau usée) exige que les systèmes d'approvisionnement en eau potable (systèmes d'eau potable) et de traitement des eaux usées (systèmes d'eaux usées) dans les réserves répondent à une série de normes de conception et de normes opérationnelles, ainsi qu'à de bonnes pratiques de gestion. Parmi ces pratiques de gestion, les Premières Nations doivent mettre en place un plan de gestion de l'entretien (PGE) s'appliquant à chacun de leurs systèmes. Le présent document a pour but de fournir des conseils sur l'élaboration des PGE et propose une série de modèles faciles à utiliser, dont peuvent se servir les Premières Nations pour créer leurs propres plans communautaires.

L'élaboration et la mise en œuvre d'un PGE contribuent à réduire les risques globaux associés à la gestion d'un système en améliorant l'efficacité des activités d'entretien préventif, en minimisant les interruptions de service et en allongeant la durée de vie des équipements.

Le présent guide explique de façon simple et logique les éléments de base à prendre en considération au moment de préparer un PGE. Il s'applique autant aux systèmes d'eau potable qu'aux systèmes d'eaux usées ─ en fait, les Premières Nations planifient parfois l'entretien de leurs systèmes d'eau potable et de traitement des eaux usées au moyen d'un programme d'entretien unique.

Remarques importantes

Le présent guide ne traite pas des dimensions opérationnelles de votre système, comme la réalisation des inspections, la lecture des compteurs, la calibration des unités d'épuration, le suivi et la vérification de la qualité de l'eau, le mode de fonctionnement des pompes, etc. Ce guide porte uniquement sur l'aspect « entretien » du terme « fonctionnement et entretien ».

Le présent guide n'est pas non plus un document technique sur les tâches d'entretien; il ne vous indiquera pas les tâches d'entretien à effectuer, ni la façon ou le moment de les effectuer. Par exemple, il ne vous dira pas quelle huile utiliser dans un moteur diesel ou à quelle fréquence effectuer la vidange de votre réseau de distribution. En revanche, le présent guide permettra de s'assurer que les tâches d'entretien peuvent être effectuées, et le sont. On tient pour acquis, dans le guide, que :

• En tant qu'opérateur, vous êtes qualifié pour exploiter et entretenir le système dont vous avez la charge;
• Vous avez accès à aux services d'un formateur itinérant, d'un expert technique d'un conseil de bande ou un autre soutien technique, au besoin;
• Vous avez un manuel de fonctionnement et d'entretien (F & E) et les manuels du fabricant appropriés, de même que les plans et autres documents qui concernent votre système et ses composantes.

Un PGE n'est pas une série de procédures techniques nouvelles ou détaillées pour mieux exécuter des tâches d'entretien. Il s'agit plutôt d'un moyen d'organiser les tâches d'entretien (déjà décrites en détail dans le manuel de F & E ou les manuels du fabricant de l'équipement), afin qu'elles soient planifiées et effectuées au bon moment, et de manière efficace et rentable.

2. Pourquoi avez-vous besoin d'un plan de gestion de l'entretien?

Vous avez besoin d'un PGE pour identifier et décrire les tâches d'entretien, établir des calendriers d'entretien, déterminer les besoins en ressources (temps/ressources humaines, articles consommables, outils et équipement, y compris l'équipement de santé et sécurité et le matériel de location), et préparer les budgets qui s'y rattachent.

Le principal objectif du PGE est d'éviter l'entretien correctif non planifié ─ il est habituellement beaucoup moins cher et beaucoup plus efficace de consacrer régulièrement du temps et de l'argent pour effectuer des activités d'entretien préventif que d'attendre que les composantes du système (ou les biens, les pièces d'équipement) se détériorent et tombent en panne, ce qui entraîne des interruptions de service et des coûts de réparation élevés. La fiabilité et la sûreté de fonctionnement des composantes du système ne peuvent être garanties que si l'on met en œuvre un PGE bien planifié et structuré.

L'application d'un PGE comporte les avantages suivants :

• Fiabilité accrue des composantes du système
• Durée de vie prolongée
• Réduction des interruptions de service et du temps d'indisponibilité
• Augmentation du rendement du système
• Réduction des réparations majeures
• Détection et prévention de défaillances potentielles du système
• Meilleur usage du temps des opérateurs du système grâce à la planification et la programmation de l'entretien
• Réduction et contrôle des coûts d'entretien
• Exactitude des dossiers où sont consignés les travaux effectués
• Information financière de meilleure qualité et meilleure planification de l'amélioration à apporter aux immobilisations

3. Que doit comporter votre plan de gestion de l'entretien?

Un PGE contient un certain nombre d'éléments interreliés. Votre PGE doit comporter, au minimum, les quatre éléments de base suivants :

1. Fiches d'inventaire des biens et fiches d'équipement : pour chaque composante du système qui doit faire l'objet d'un entretien : liste des tâches d'entretien à effectuer, fréquence des tâches et liste des pièces de rechange;
2. Fiches de description des tâches : brève description de chaque tâche d'entretien à effectuer, personnes chargées de ces tâches, outils nécessaires, articles consommables et équipement, y compris l'équipement de santé et sécurité et le matériel de location, ainsi que d'autres renseignements;
3. Calendrier d'entretien et liste de contrôle constituant le plan annuel d'entretien, ainsi que les ressources et les renseignements budgétaires;
4. Outil de suivi de l'entretien afin d'appuyer les opérateurs et les sous-traitants directs selon les activités prévues et afin de faire le suivi du travail d'entretien effectué.

Outre les éléments ci-dessus, les PGE comportent souvent un système d'inventaire des pièces de rechange et des articles consommables, qui sont habituellement conservés dans une aire d'entreposage séparée réservée à cette fin. L'opérateur du système doit avoir accès facilement et rapidement aux pièces de rechange, aux fournitures, aux outils et à l'équipement nécessaires pour exécuter son travail. Le travail d'entretien ne doit pas être retardé parce qu'il manque une pièce de rechange.

Les sections suivantes du présent guide présentent des renseignements supplémentaires sur chacun des éléments du PGE.

4. Fiches d'inventaire des biens et fiches d'équipement

5. Fiches de description des tâches

Une fois que les tâches d'entretien et autres renseignements importants sur un bien ont été inscrits sur une fiche d'équipement, les tâches d'entretien préventif les plus importantes ou les plus complexes doivent être décrites plus en détail sur une fiche de description des tâches distincte se rapportant au bien en question. Les fiches de description des tâches fourniront les directives nécessaires à la planification et à l'exécution du travail. Les tâches courantes simples effectuées tous les jours n'auront probablement pas besoin de fiche de description des tâches.

Généralement, la fiche de description des tâches contient l'information suivante :

• Nom de la tâche ou de la procédure d'entretien
• Nom du bien ou de la composante du système auquel elle se rapporte
• Fréquence (quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel, etc.)
• Procédure par étapes (et/ou référence à un manuel détaillé)
• Mesures de sécurité
• Matériel requis (pièces, fournitures, etc.)
• Outil et équipement spécial nécessaires
• Niveau de compétences ou qualifications requises (qui doit effectuer cette tâche)
• Temps d'exécution moyen ou prévu pour accomplir la tâche (cible de rendement)

Dans les situations où un bien en particulier requiert un grand nombre de tâches d'entretien, il vaudra la peine d'élaborer un système de numérotation séquentielle et de l'inclure aux fiches de description des tâches. Vous trouverez un modèle de fiche de description des tâches à l'annexe 2.

Niveau de détail ─ Habituellement, le manuel du fabricant comporte des spécifications détaillées et la description des procédures d'entretien à utiliser, la fréquence des tâches d'entretien et les outils, pièces de rechange, articles consommables et équipement dont vous aurez besoin pour effectuer le travail d'entretien. Il indique également les qualifications ou les compétences requises, ainsi que des recommandations pour désassembler et assembler le bien ou des parties de celui-ci. Dans le cadre de votre PGE, le but des fiches de description des tâches n'est pas de répéter toute cette information à un nouvel endroit. L'objectif est plutôt d'inclure juste assez de détails pour que la personne qui effectue le travail soit en mesure de :

• Consulter rapidement les étapes, avis ou conseils importants sans avoir à se reporter constamment aux manuels du fabricant (en particulier lorsqu'elle effectue le travail sur place);
• Se servir de la fiche de description des tâches comme une liste de contrôle afin d'éviter de sauter ou d'omettre une étape;
• Se reporter aux considérations ou aux particularités du site où elle se trouve (p. ex. environnement humide ou poussiéreux, composantes modifiées ou mises à niveau) dont ne traite pas le manuel;
• Se conformer aux recommandations du fabricant afin d'éviter l'annulation des garanties du fabricant.

Entretien interne ou en sous-traitance? Tout dépendant des compétences requises, vous devez déterminer qui, ou quel type d'employé effectuera le travail. Une tâche d'entretien qui doit être exécutée tous les jours et qui ne demande pas de compétences particulières ou d'outils spéciaux devrait être effectuée par l'opérateur du système. Les gros travaux d'entretien qui ne sont exécutés qu'une fois par année (p. ex. remplacement des roulements de moteur) pourraient devoir être donnés en sous-traitance. Le recours à des entrepreneurs externes est une possibilité à envisager lorsque les tâches ou les réparations à faire sont complexes, ou lorsque le développement des capacités des opérateurs du système pour effectuer le travail serait trop coûteux.

6. Calendrier d'entretien et liste de contrôle

Le calendrier d'entretien constitue la partie la plus importance de votre PGE. Toutes les tâches d'entretien préventif s'appliquant à votre système doivent être regroupées et ordonnancées dans un calendrier en fonction de leur fréquence (c.-à-d. quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel). L'entretien préventif doit être programmé systématiquement dans les calendriers d'exploitation et non être effectué « si le temps le permet ». Idéalement, le travail d'entretien devrait être planifié à des périodes précises, de façon à répartir uniformément la charge de travail tout au long de l'année.

L'établissement du calendrier est parfois une tâche complexe. On doit s'assurer que l'ensemble du travail est effectué à la fréquence appropriée, en tenant compte des ressources disponibles et en répartissant également la charge de travail. Pour établir un calendrier précis du travail d'entretien, on doit énumérer le travail à faire, ainsi que le moment et l'endroit où il doit être effectué. Ce calendrier pourrait prendre la forme d'une liste de contrôle des tâches d'entretien quotidiennes, mensuelles, semestrielles et annuelles. C'est là que l'information compilée sur les fiches d'équipement (section 4), les fiches de description des tâches (section 5), ainsi que les renseignements consignés à l'aide de l'outil de suivi de l'entretien (voir la section 7) des années précédentes deviennent très pratiques.

Pour établir le calendrier, vous pouvez utiliser les étapes suivantes :

• Étape 1 : Dresser une liste de toutes les tâches d'entretien préventif requises pour chaque bien et regrouper celles-ci selon leur fréquence respective.
• Étape 2 : Faire une estimation du temps requis pour exécuter chaque tâche d'entretien préventif. On peut se servir des fiches de description des tâches pour faire cette estimation ─ il s'agit simplement d'additionner le temps requis pour effectuer chaque tâche ou sous-tâche.
• Étape 3 : Faire le total du temps requis et comparer ce total avec les heures-personnes disponibles au cours de la semaine de travail de l'opérateur ou des personnes chargées de l'entretien du système.
• Étape 4 : Établir un calendrier d'entretien pour une semaine de travail normale. Les calendriers quotidiens ou hebdomadaires fournissent une liste et une liste de contrôle des tâches d'entretien à accomplir et à faire signer par les opérateurs du système. Faire de même pour établir un calendrier d'entretien relatif aux activités d'entretien mensuelles, semestrielles et annuelles.

Vous trouverez à l'annexe 3 des modèles types de calendriers, établis en fonction de la fréquence particulière des tâches. L'objectif principal d'un calendrier d'entretien est de rassembler et présenter en un seul endroit tout le travail d'entretien qui doit être effectué au cours d'une année pour tous les biens et composantes d'un système d'approvisionnement en eau ou de traitement des eaux usées. L'en-tête de chaque calendrier devrait d'ailleurs mentionner le nom du système auquel il se rapporte. De même, il est important que chaque item dans la liste d'activités à accomplir indique clairement le bien ou la pièce d'équipement auquel il se rapporte. Par exemple, un calendrier hebdomadaire devrait indiquer clairement quelles activités sur quels biens doivent être accomplies au cours de la semaine.

Mise à jour du calendrier

La planification et la programmation de l'entretien préventif sont un exercice continu. La planification doit prendre en considération les situations impondérables et l'établissement du calendrier doit être suffisamment souple pour faire face à des situations qui exigent des réparations d'urgence. Vous devez ajuster régulièrement vos calendriers d'entretien de façon à tenir compte de l'entretien correctif imprévu et de tout autre travail qui déborde du temps consacré aux activités d'entretien courantes.

À cause du travail imprévu et des urgences, il s'accumule souvent des retards par rapport au travail d'entretien à accomplir. Des retards se produisent lorsque le travail prévu au calendrier n'est pas effectué. Quand cela arrive, vous devez examiner le travail en retard et affecter en priorité les tâches les plus critiques dans un calendrier d'entretien révisé.

7. Outil de suivi de l'entretien

L'outil de suivi de l'entretien (appelé souvent « système de commandes de travail ») est un élément clé du PGE parce qu'il dirige les opérateurs du système ou le personnel d'entretien externe en fonction du calendrier d'entretien (section 6). Il aide également à faire le suivi du travail effectué sur une composante particulière du système afin d'orienter la planification à court et à long terme de l'entretien.

Toutes les activités d'entretien doivent être consignées. Le recours à un outil de suivi de l'entretien est une façon d'établir un registre permanent des travaux d'entretien effectués. L'outil peut être utilisé pour faire une commande de travail et consigner l'information relative, à la fois, aux tâches d'entretien préventif (EP) et aux tâches d'entretien correctif (EC). Dans le cas de l'entretien préventif, le travail est commandé conformément au calendrier d'entretien. Dans le cas de l'entretien correctif, la demande de travail est, habituellement, provoquée par un problème observé (p. ex. au cours d'une inspection) ou une panne d'équipement.

Un bon outil de suivi de l'entretien comprend trois sections :

8. Inventaire des pièces de rechange et des articles consommables

Il faut aménager une aire d'entreposage où seront gardés les pièces de rechange, l'équipement, les outils spéciaux et les articles consommables. Vous vous assurerez ainsi d'avoir à votre disposition les articles dont vous aurez besoin pour faire des travaux d'entretien ou de réparation. L'aire d'entreposage peut être une armoire de rangement, un endroit désigné à l'intérieur de la station de traitement ou une petite pièce, où sera placé un registre dans lequel consigner les articles en inventaire, la description des pièces, le coût, la date, le fournisseur et les quantités minimum et maximum à garder en stock.

Les besoins relatifs à l'inventaire à établir dans votre PGE peuvent être déterminés à partir de listes de pièces de rechange recommandées, qui sont habituellement fournies dans les manuels des fabricants. Ils peuvent également être définis en se basant sur l'expérience et en tenant compte de la taille du système.

L'établissement du budget pour la constitution des stocks de pièces de rechange et d'articles consommables demande de trouver un équilibre entre conserver un stock trop élevé ou trop faible. Des stocks trop élevés engendrent des coûts indirects élevés, mais des stocks trop faibles risquent d'entraîner des temps d'indisponibilité coûteux. La durée de conservation et la date d'expiration des pièces et des articles en stock doivent être prises en compte au moment d'en commander de nouveaux et de constituer l'inventaire. La tenue de dossiers chronologiques complets aidera considérablement à prendre des décisions concernant les stocks.

9. Planification et budgétisation continues de l'entretien

L'élaboration d'un PGE est souvent une démarche difficile, en particulier la première année, lorsqu'il faut investir du temps et des efforts pour s'organiser, évaluer le temps nécessaire pour effectuer les tâches d'entretien, établir un budget avec peu d'information sur les coûts et élaborer un calendrier d'entretien qui cadre bien avec les activités d'exploitation du système. Toutefois, l'investissement en vaut la peine, et si vous suivez et consignez les activités d'entretien s'appliquant à votre système, décrites dans le présent guide, la mise à jour et l'ajustement de votre PGE seront plus faciles dans les années futures.

Avec un bon PGE, vous vous assurez que votre système tire le meilleur parti de chacun des biens et aide à planifier les ressources humaines et financières adéquates. Le PGE aide également à la production de rapports sur le travail d'entretien effectué et sur l'état des biens. La présente section explique comment tirer le meilleur parti de votre PGE.

Planification continue de l'entretien ─ Avec votre calendrier d'entretien, que vous utilisez comme une liste de contrôle du travail effectué, et le formulaire de l'outil de suivi de l'entretien que vous remplissez, vous avez de l'information qui peut vous aider à répondre aux questions suivantes liées à l'entretien : Combien d'heures supplémentaires sont nécessaires? Les coûts directs engendrés par ce type de travail sont-ils justifiés? Ce travail doit-il être donné en sous-traitance? Les dossiers de suivi de l'entretien vous aideront à mettre à jour les temps de référence sur vos fiches de description des tâches et à apporter des ajustements à votre calendrier d'entretien annuel, et ainsi, le rendre plus efficient.

Budgétisation continue ─ À mesure que leur nombre augmente, les formulaires remplis de l'outil de suivi de l'entretien forment un ensemble de données utiles pour analyser le rendement de l'équipement et l'historique des coûts. Une fois qu'un tableau complet des coûts d'entretien (main-d'œuvre, articles consommables, etc.) aura été constitué pour chaque tâche ou bien, ces coûts pourront être additionnés pour établir le budget global d'entretien de votre système.

Tenue de dossiers et responsabilité ─ L'outil de suivi de l'entretien (section 7) a une autre fonction importante, soit établir un registre fiable tenu sur une base continue ou une preuve du travail d'entretien effectué, qui servira à justifier des décisions, des dépenses et des recommandations. Si un litige survient, ces registres, conjugués au témoignage de l'opérateur, fourniront de l'information factuelle, à partir de laquelle on pourra établir une défense solide et une marche à suivre claire. Les registres d'entretien constituent souvent, pour les opérateurs de système d'approvisionnement en eau et de traitement des eaux usées, les seules références pour entreprendre des démarches en cas de litige à l'égard de la garantie du fabricant, planifier les rénovations du système et les améliorations à apporter aux immobilisations, et pour justifier les modifications budgétaires de façon à répondre à l'augmentation des besoins.

10. Bibliographie

• A Practical Guide to Operations and Maintenance, INAC
• Asset Management: A Best Practices Guide, Office of Water, USEPA, (2008)
• Asset Management: A Handbook for Small Water Systems, Office of Water, USEPA, (2003)
• Best Practices Manual for Small Drinking Water Systems, Manitoba Water Stewardship, Office of Drinking Water (2007)
• Guidance Manual for Preparing Public Water Supply System O&M Plans, Drinking Water Permitting and Engineering Program, Georgia Environmental Protection Division, (2000)
• Guidelines for Maintenance Management in Water and Sanitation Utilities in Developing Countries, Office of Health, U.S Agency for International Development, (1989)
• Maintenance Management for Water Utilities, Third Edition, James K. Jordan, American Water Works Association, (2010)
• Maintenance Management Manual, Technical Services and Contracts, PWGSC, (1985)
• Maintenance Management Systems, Real Property Services, PWGSC, (2000)
• Maintenance Management Systems for Municipal Wastewater Facilities, Office of Water, USEPA, (1973)
• Preventive Maintenance Card File for Small Public Water Systems Using Groundwater, Office of Water, USEPA, (2004)
• Simplified Maintenance Management System, DIAND Technical Services, INAC (1990)

Annexes