Lettre de recommandation - Première Nation de Beaver

Chef et conseillers
Première Nation de Beaver
C. P. 270
High Level AB T0H 1Z0

Réf. : Résultats et suivi de la vérification du bénéficiaire en 2012-2013

Chef et conseillers,

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a mené un certain nombre de vérifications de bénéficiaire au cours de l'exercice 2012-2013, y compris une vérification de la Première Nation de Beaver. Vous trouverez ci-joint le rapport de vérification complet et un sommaire de celui-ci. Le sommaire, ainsi que la présente lettre, seront affichés sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines. Si vous le désirez, vous disposez de 30 jours pour me faire parvenir une réponse à la vérification. Votre réponse sera également publiée.

La vérification du bénéficiaire a permis de constater l’existence d’un montant non conforme de 97 725. Ce montant est susceptible de faire l’objet d’un recouvrement, à moins que des documents justifiant sa conformité soient présentés dans les 30 jours. Un représentant d’AADNC vous contactera sous peu concernant les modalités de recouvrement ou de remboursement.

Le rapport de vérification contient les recommandations suivantes, auxquelles nous conseillons à votre organisation de donner suite :

1. Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil améliorent la gouvernance et la surveillance du financement fourni par AADNC en adoptant les mesures suivantes :
   • L’examen, la révision au besoin, la communication et le respect de la Politique procédurale du conseil de la Première Nation de Beaver;
   • La documentation des procès-verbaux pour toutes les réunions du chef et du conseil et la soumission de ces procès-verbaux à l’examen des membres de la Première Nation, d’AADNC, des vérificateurs et des autres parties prenantes, au besoin.
   • L’examen régulier de l'information financière (trimestriel au minimum) pour évaluer les dépenses de programme et d'administration réelles par rapport aux montants budgétisés;
   • La clarification des rôles du chef et des membres du conseil (dans la Politique procédurale du conseil de la Première Nation de Beaver) de manière à inclure la responsabilité d’examiner et d’approuver le budget annuel, et d’examiner les dépenses réelles comparativement aux montants budgétisés mensuellement ou trimestriellement;
   • La présentation du budget annuel et des états financiers vérifiés aux membres, en temps utile après leur achèvement.
2. Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil préparent un plan pour atteindre les objectifs stratégiques de la bande dans un horizon de un à trois ans.
3. L’administrateur de la bande devrait préparer des plans opérationnels pour les programmes importants qui sont gérés et administrés. Ces programmes importants pourraient comprendre notamment : l’éducation, services sociaux, fonctionnement et entretien des installations et logement, et soutien à la bande.
4. L’administrateur de la bande devrait améliorer l’administration financière et la gestion du financement fourni par AADNC en adoptant les mesures suivantes :
   • La documentation des politiques financières en ce qui concerne entre autres les rentrées et sorties de fonds, la comptabilité, la tenue des dossiers et l’information financière. Ces politiques devraient être accompagnées des formations nécessaires, parallèlement à leur communication et à leur mise en place;
   • Les rapprochements bancaires et leur deuxième vérification;
   • L’examen plus approfondi et documenté des rapports sur les écarts mensuels;
   • La fourniture régulière au chef et aux membres du conseil de renseignements financiers comprenant notamment le budget et les résultats réels, accompagnés d’explications des écarts importants par rapport au budget, qu’ils soient supérieurs ou inférieurs aux prévisions.
5. L’administrateur de la bande devrait documenter le processus du cycle de l’approvisionnement au paiement ainsi que les contrôles financiers correspondants. Les principaux contrôles financiers ayant trait au déboursé des fonds d’AADNC doivent inclure, au minimum, les éléments suivants : l’original des factures et des contrats doit être fourni ou mis à la disposition des vérificateurs afin de justifier chaque demande de chèque; la réception des biens ou des services doit être approuvée par l’administrateur de la bande; les demandes de chèque doivent être approuvées par les personnes autorisées seulement; et une liste des personnes autorisées à approuver les demandes de chèques, à signer les chèques et à produire des virements bancaires doit être tenue à jour.
6. Le chef et le conseil doivent chaque année examiner et approuver le montant des salaires et des honoraires à verser. Les montants approuvés pour les salaires et les honoraires doivent être documentés soit dans les résolutions du conseil de bande ou dans les procès-verbaux des réunions du chef et du conseil.
7. L’administrateur de la bande doit inclure une politique sur les conflits d’intérêts dans ses politiques financières. Cette mesure doit tenir compte des cas où l’approbation de transactions financières devrait être donnée par des personnes qui en bénéficient, soit directement ou indirectement.

Veuillez communiquer avec votre représentant régional d’AADNC pour discuter de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de cette vérification.

Veuillez agréer mes salutations les meilleures.

Pamela d'Eon, B. COM, B. ED, MBA
Dirigeante principale des finances intérimaire

c.c. : Luc Dumont
Lynda Clairmont
Anne Scotton
Samson & Associés