Rapport sur la vérification du bénéficiaire – Première Nation de Beaver
Nom : Première Nation de Beaver (site Web non disponible en français)
Population : 418 dans la réserve; 1 045 inscrits au total
Lieu : Alberta
État des manquements au moment de la vérification : Soutien d'une ressource spécialisée, anciennement appelée cogestion (2011-2012)
État actuel des manquements : Conseiller nommé par le bénéficiaire, anciennement appelé Soutien d’une ressource spécialisée (2014-2015)
Chef actuel : Trevor Mercredi
Période couverte par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 7 008 976 $
CONTEXTE
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi la Première Nation de Beaver, en Alberta, pour faire l'objet d'une vérification du bénéficiaire en 2012-2013 en raison du résultat obtenu lors de l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.
La vérification de ce bénéficiaire a été effectuée parce que l'on souhaitait :
- Assurer la conformité aux modalités de l'accord;
- Assurer la conformité aux politiques et directives du Conseil du Trésor et d'AADNC;
- Évaluer l'efficience et l'efficacité du cadre de gestion financière mis en place pour l'exécution des programmes et des services, ainsi que les capacités organisationnelles de la Première Nation de Beaver;
- Évaluer l'adéquation des mesures de contrôle financier mises en place pour gérer efficacement les risques.
KPMG, un cabinet de vérification indépendant, a été chargé de procéder à la vérification du bénéficiaire. La vérification a eu lieu à l'hiver 2013.
CONSTATATIONS
La vérification a révélé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, de surveillance des dépenses et de gestion financière, alors que si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conformément aux ententes de financement.
Toutefois, un échantillon de 12,4 % du financement a permis d'établir la conformité à 88,8 % (sur la base du montant en dollars des échantillons examinés) avec le but et les modalités des accords de financement applicables conclus avec AADNC, au cours de la période visée par la vérification. Les vérificateurs ont relevé des dépenses d'un montant de 97 725 $ qui n'étaient pas en conformité avec l'accord de financement et qui sont désignées comme potentiellement à recouvrer.
Gouvernance
Les vérificateurs ont constaté que la Première Nation de Beaver s'était dotée d'une Politique procédurale définissant un certain nombre d'éléments de gouvernance, notamment les tâches du conseil de bande, les réunions du conseil de bande, les réunions des membres du conseil et les conflits d'intérêts. Cependant, les anciens chefs et membres du conseil semblent ne pas avoir pleinement tenu compte de ce document de politique dans la pratique.
Les possibilités d'amélioration constatées comprennent notamment ce qui suit :
- Les procès-verbaux des réunions du chef et des membres du conseil n'avaient pas été préparés pendant la période couverte par la vérification.
- Rien n'indiquait que le chef et les membres du conseil procédaient à l'examen des renseignements financiers de façon régulière (par exemple, mensuellement ou trimestriellement).
- Les rôles du chef et des membres du conseil ainsi que de l'administrateur de la bande n'étaient pas établis de façon claire et distincte.
- Rien n'indiquait que les états financiers vérifiés ou les budgets annuels avaient été présentés aux membres. La présentation de ces documents fait partie des exigences de l'accord de financement.
- Rien n'indiquait que les mesures à prendre par l'administrateur de la bande et le chef et les membres du conseil résultant des vérifications avaient fait l'objet d'un suivi visant à évaluer les progrès réalisés à cet égard.
Planification stratégique et opérationnelle
Les vérificateurs ont constaté que le chef et les membres du conseil ainsi que l'administrateur de la bande ne s'étaient pas dotés d'un plan stratégique pour documenter et communiquer les objectifs stratégiques des programmes et des services fournis aux membres. La Première Nation ne s'est pas dotée non plus de plans opérationnels fournissant des renseignements détaillés sur la prestation des programmes et des services fournis aux membres.
Gestion de la bande
Les vérificateurs ont constaté que pendant toute la période considérée, il n'existait pas de preuve suffisante de l'existence des éléments clés d'un cadre efficace de gestion ou de mesures de contrôle financières. Les états financiers vérifiés de la Première Nation pour les deux exercices financiers considérés avaient été précédemment examinés par des vérificateurs externes et avaient reçu chaque fois une opinion sans réserve.
La présente vérification montre toutefois que les domaines suivants de l'administration financière et de la gestion des fonds de la Première Nation nécessitent des améliorations :
- Des faiblesses dans les mesures de contrôle financier ont été constatées, par exemple des paiements ont été faits en l'absence de pièces justificatives suffisantes, et les rapprochements bancaires n'ont pas toujours été effectués en temps utile.
- L'administrateur de la bande n'avait pas établi de budget annuel pour les deux exercices visés.
- La préparation et la présentation régulières des renseignements financiers à l'intention du chef et des membres du conseil n'avaient pas été effectuées.
- Les procès-verbaux des réunions n'avaient pas été préparés pendant la période visée.
Examen des dépenses de programme
Les vérificateurs ont sélectionné un échantillon de 52 transactions en vue de les analyser en détail. 88,8 % du montant en dollars des échantillons examinés étaient conformes aux accords de financement.
On est arrivé à la conclusion que 11,2 % de l'échantillon du financement d'AADNC examiné n'était pas conforme à l'accord de financement, en raison de l'insuffisance ou de l'absence de pièces justificatives quant à la nature et au montant de la dépense.
Examen des pouvoirs de signature des chèques
Les vérificateurs ont examiné tous les paiements effectués à un fournisseur en particulier qui avait été désigné comme pouvant présenter un risque potentiel lors des entrevues menées pendant la visite des lieux par l'équipe de vérification. La préoccupation exprimée concernait des paiements versés à une entreprise susceptible de révéler l'existence d'un conflit d'intérêts avec un membre du conseil. Les vérificateurs ont examiné tous les paiements effectués au fournisseur visé du point de vue de l'autorisation et de l'exactitude pour l'échantillon de transactions retenu. De plus, les vérificateurs ont examiné tous les chèques annulés afin de vérifier si les signataires étaient des personnes autorisées.
RECOMMANDATIONS
- Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil améliorent la gouvernance et la surveillance du financement fourni par AADNC en adoptant les mesures suivantes :
- L'examen, la révision au besoin, la communication et le respect de la Politique procédurale du conseil de la Première Nation de Beaver;
- La documentation des procès-verbaux pour toutes les réunions du chef et du conseil et la soumission de ces procès-verbaux à l'examen des membres de la Première Nation, d'AADNC, des vérificateurs et des autres parties prenantes, au besoin;
- L'examen régulier de l'information financière (trimestriel au minimum) pour évaluer les dépenses de programme et d'administration réelles par rapport aux montants budgétisés;
- La clarification des rôles du chef et des membres du conseil dans la Politique procédurale du conseil de la Première Nation de Beaver de manière à inclure la responsabilité d'examiner et d'approuver le budget annuel;
- La présentation du budget annuel et des états financiers vérifiés aux membres en temps utile après leur achèvement.
- Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil préparent un plan pour atteindre les objectifs stratégiques de la bande dans un horizon de un à trois ans.
- Les vérificateurs recommandent que l'administrateur de la bande prépare des plans opérationnels pour les programmes importants qui sont gérés et administrés.
- Les vérificateurs recommandent que l'administrateur de la bande améliore l'administration financière et la gestion du financement fourni par AADNC en adoptant les mesures suivantes :
- La documentation des politiques financières en ce qui concerne entre autres les rentrées et sorties de fonds, la comptabilité, la tenue des dossiers et l'information financière;
- Une deuxième vérification des rapprochements bancaires;
- Un examen plus approfondi et documenté des rapports sur les écarts mensuels;
- La fourniture régulière au chef et aux membres du conseil de renseignements financiers comprenant notamment le budget et les résultats réels, accompagnés d'explications des écarts importants par rapport au budget, qu'ils soient supérieurs ou inférieurs aux prévisions.
- Les vérificateurs recommandent que l'administrateur de la bande documente le processus du cycle de l'approvisionnement au paiement ainsi que les contrôles financiers correspondants.
- Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil examinent et approuvent chaque année le montant des salaires et des honoraires à verser.
- Les vérificateurs recommandent que l'administrateur de la bande inclue une politique sur les conflits d'intérêts dans ses politiques financières.
ÉTAT ACTUEL
Le rapport final a été envoyé au bénéficiaire.