Lettre de recommandation - Première Nation des Dénés sayisi

Chef et conseillers
Première Nation des Dénés sayisi
Poste restante
TADOULE LAKE MB R0B 2C0

Réf. : Résultats et suivi de la vérification du bénéficiaire en 2012-2013

Chef et conseillers,

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a mené un certain nombre de vérifications de bénéficiaire au cours de l'exercice 2012-2013, y compris une vérification de la Première Nation des Dénés sayisi. Vous trouverez ci-joint le rapport de vérification complet et un sommaire de celui-ci. Le sommaire, ainsi que la présente lettre, seront affichés sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines. Vous disposez de 30 jours pour me faire parvenir une réponse à la vérification, si vous le désirez. Votre réponse sera également publiée.

La vérification a révélé de nombreuses faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, de surveillance des dépenses et de gestion financière, alors que si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conformément aux ententes de financement.

La vérification a permis de constater un montant non conforme de 67 381 $ qui est désigné à recouvrer, à moins que des éléments justificatifs additionnels ne soient produits d’ici 30 jours. Un représentant d’AADNC vous contactera sous peu concernant les modalités de recouvrement ou de remboursement.

Le rapport de vérification contient les recommandations suivantes, auxquelles nous conseillons à votre organisation de donner suite :

• Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil améliorent la gouvernance et la surveillance du financement fourni par AADNC notamment en adoptant les mesures suivantes : la documentation des procès-verbaux pour toutes les réunions du chef et du conseil et la soumission de ces procès-verbaux à l’examen des membres de la Première Nation, d’AADNC, des vérificateurs et des autres parties prenantes, au besoin; l’examen régulier de l'information financière (trimestriel au minimum, quoiqu'un examen mensuel soit optimal) pour évaluer les dépenses de programme et d'administration réelles par rapport aux montants budgétisés; la clarification des rôles du chef et du conseil doit être documentée et communiquée et devrait comprendre notamment la responsabilité d’examiner et d’approuver le budget annuel, et d’examiner les dépenses réelles comparativement aux montants budgétisés, sur une base mensuelle ou trimestrielle; la présentation du budget annuel et des états financiers vérifiés aux membres en temps utile après leur achèvement.
• Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil préparent un plan pour atteindre les objectifs stratégiques de la bande dans un horizon de un à trois ans.
• L’administrateur de la bande devrait préparer des plans opérationnels pour les programmes importants, notamment : éducation, services sociaux, fonctionnement et entretien des installations et logement, ainsi que soutien de la bande.
• L’administrateur de la bande devrait améliorer l’administration financière et la gestion du financement fourni par AADNC en adoptant les mesures suivantes : la documentation des politiques financières en ce qui concerne entre autres les rentrées et sorties de fonds, la comptabilité, la tenue des dossiers et l’information financière (ces politiques devraient être accompagnées des formations nécessaires, parallèlement à leur communication et à leur mise en place); l’examen plus approfondi et documenté des rapports sur les écarts mensuels; la fourniture régulière au chef et aux membres du conseil de renseignements financiers comprenant notamment le budget et les résultats réels, accompagnés d’explications des écarts importants par rapport au budget, qu’ils soient supérieurs ou inférieurs aux prévisions.
• L’administrateur de la bande devrait documenter le processus des décaissements de manière à décrire clairement le processus ainsi que les contrôles financiers associés qui doivent être effectués dans le cadre du cycle d’approvisionnement des biens et des services et du paiement des fonds pour les dépenses du programme.

Veuillez communiquer avec votre représentant régional d’AADNC pour discuter de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de cette vérification.

Veuillez agréer mes salutations les meilleures.

Pamela d'Eon, B. COM, B. ED, MBA
Dirigeante principale des finances intérimaire

c. c. : John de Francesco
Scott Stevenson
Anne Scotton
KPMG LLP