Rapport sur la vérification du bénéficiaire – Première Nation des Dénés sayisi
Nom : Première Nation des Dénés sayisi
Lieu : Manitoba
Population : 308 dans la réserve; 772 inscrits au total
État des manquements au moment de la vérification : Pas de manquement (2011-2012)
État actuel des manquements : Soutien d’une ressource spécialisée, anciennement appelée cogestion (2013-2014)
Chef actuel : Peter Thorassie Jr.
Période couverte par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 7 736 734 $
CONTEXTE
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada a choisi la Première Nation des Dénés sayisi, Manitoba, pour faire l’objet d’une vérification du bénéficiaire en 2012-2013 en raison du résultat obtenu lors de l’évaluation des risques 2011-2012 et d’autres facteurs de risque.
La vérification de ce bénéficiaire a été effectuée parce que l’on souhaitait :
- Assurer la conformité aux modalités de l'accord de financement d’AADNC;
- Assurer le respect des politiques et des directives du conseil;
- Évaluer l’efficience et l’efficacité du cadre de gestion financière en place pour gérer les programmes, ainsi que la capacité organisationnelle du bénéficiaire;
- Évaluer l'adéquation des mesures de contrôle financier mises en place pour gérer efficacement les risques.
Cette vérification a été effectuée par KPMG en février 2013.
CONSTATATIONS
La vérification a révélé des faiblesses en matière de contrôle en ce qui a trait aux activités de gouvernance, de surveillance des dépenses et de gestion financière, alors que si ces activités étaient bien conçues et fonctionnaient de manière efficace, elles permettraient de s'assurer que les fonds ont été dépensés aux fins prévues et conformément aux accords de financement. De plus, un échantillon discrétionnaire de 4 % du financement considéré a révélé un taux de conformité de 78 % (sur la base du montant en dollars des échantillons examinés). Les vérificateurs ont constaté qu’un montant de 67 381 $ n’était pas en conformité avec les modalités de l’accord de financement, et qu’il était désigné comme potentiellement à recouvrer.
Dépenses
Les vérificateurs ont examiné un échantillon des transactions sur la base des critères suivants : importance des dépenses annuelles par programme; nature du programme; résultats des autres travaux de vérification de la conformité effectués par AADNC pendant la période considérée; volume des transactions; et montant en dollars de chaque transaction individuelle. Aucun problème n’a été relevé par le bureau régional du Manitoba d’AADNC en ce qui a trait aux travaux de vérification de la conformité effectués sur le rôle nominal du programme d’éducation ou à d’autres travaux de vérification de la conformité des programmes sociaux. Les vérificateurs se sont penchés sur d’autres aspects relevés au cours de discussions avec des fonctionnaires d’AADNC, notamment : dépenses discrétionnaires, paiements au conseil de bande et déplacements.
Contrôles internes
Les éléments suivants du cadre des mesures de contrôle avaient déjà été mentionnés comme des faiblesses potentielles au cours de la période considérée :
- Des dettes accumulées totalisant environ 1,5 million de dollars antérieurement à la période de vérification ont entraîné la mise en place d’un plan de redressement auquel le bénéficiaire avait donné son accord, et qui fait partie des accords de financement visés par la présente période de vérification. Les états financiers vérifiés pour 2010-2011 et 2011-2012 ont fait état de dépenses annuelles qui dépassent les revenus d’environ 2,8 millions de dollars et 2,0 millions de dollars respectivement. Le bénéficiaire n’a pas réduit le montant de la dette accumulée, et de fait, il l’a fait passer de 1,5 million en 2005-2006 à 2,0 millions au 31 mars 2012;
- La surveillance de la gestion (gouvernance) et la gestion financière dénotent des faiblesses dues à un manque de capacité;
- Pour ce qui est de la transparence et des communications, les membres de la bande déplorent un manque de communication et le fait que le chef et les membres du conseil sont souvent absents de la collectivité. Le chef et les membres du conseil tiennent rarement des réunions de la bande ou pour les programmes et des procès-verbaux ne sont pas produits lorsque des réunions ont effectivement lieu. Les états financiers vérifiés ne sont pas mis à la disposition des membres.
RECOMMANDATIONS
Le chef et les membres du conseil de la Première Nation des Dénés sayisi doivent améliorer leur gouvernance et les méthodes de surveillance des dépenses applicables au financement fourni par AADNC. De plus, l’administrateur de la bande doit améliorer considérablement ses pratiques relatives à la gestion financière des fonds fournis, y compris : la planification, l’établissement du budget et le suivi des programmes, services et activités.
- Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil améliorent la gouvernance et la surveillance du financement fourni par AADNC en adoptant les mesures suivantes :
- La documentation des procès-verbaux pour toutes les réunions du chef et du conseil et la soumission de ces procès-verbaux à l’examen des membres de la Première Nation, d’AADNC, des vérificateurs et des autres parties prenantes, au besoin;
- Un examen régulier de l'information financière (trimestriel au minimum, quoiqu'un examen mensuel soit optimal) pour évaluer les dépenses de programme et d'administration réelles par rapport aux montants budgétisés;
- La clarification des rôles du chef et du conseil doit être documentée et communiquée et devrait comprendre notamment la responsabilité d’examiner et d’approuver le budget annuel, et d’examiner les dépenses réelles comparativement aux montants budgétisés sur une base mensuelle ou trimestrielle;
- La présentation de budgets annuels et d’états financiers vérifiés aux membres en temps utile dès qu’ils ont été réalisés.
- Les vérificateurs recommandent que le chef et le conseil préparent un plan pour atteindre les objectifs stratégiques de la bande dans un horizon de un à trois ans.
- Les vérificateurs recommandent que la gestion de la bande prépare des plans opérationnels pour tous les programmes importants, notamment : éducation, programmes sociaux, fonctionnement et entretien des installations et logement, ainsi que soutien à la bande.
- Les vérificateurs recommandent que la gestion de la bande améliore l’administration financière et la gestion du financement fourni par AADNC en adoptant les mesures suivantes :
- La documentation des politiques financières en ce qui concerne entre autres les rentrées et sorties de fonds, la comptabilité, la tenue des dossiers et l’information financière. Ces politiques devraient être accompagnées des formations nécessaires, parallèlement à leur communication et à leur mise en place;
- L’examen plus approfondi et documenté des rapports sur les écarts mensuels;
- La fourniture sur une base régulière de renseignements financiers à l’intention du chef et du conseil, notamment le budget et les résultats réels accompagnés d’explications au sujet des écarts importants par rapport au budget, qu’ils soient supérieurs ou inférieurs au budget prévu.
- Les vérificateurs recommandent que l’administrateur de la bande documente le processus des décaissements de façon à définir clairement le processus et les mesures de contrôle financier connexes qui doivent être suivis dans le cadre du cycle d’approvisionnement des biens et des services et le versement des fonds pour les dépenses des programmes. Les principales mesures de contrôle financier ayant trait au décaissement des fonds fournis par AADNC devraient inclure, au minimum, les exigences suivantes : l’original des factures et des contrats doit être fourni ou disponible à l’appui de chaque demande de chèque; la réception de biens ou de services doit être approuvée par la gestion de la bande; les demandes de chèques doivent être approuvées uniquement par les personnes autorisées; et une liste des personnes autorisées à approuver les demandes de chèques, à signer les chèques, et à effectuer des virements bancaires doit être tenue à jour.
ÉTAT ACTUEL
Le rapport final a été envoyé au bénéficiaire.