Rapport sur la vérification du bénéficiaire – Première Nation du Lac La Croix
Nom : Première Nation du Lac La Croix (site Web non disponible en français)
Population : 300 dans la réserve; 440 inscrits au total
Lieu : Ontario
États des manquements au moment de la vérification : Soutien d’une ressource spécialisée, anciennement appelée cogestion (2011-2012)
État actuel des manquements : Soutien d’une ressource spécialisée, anciennement appelée cogestion (2013-2014)
Chef actuel : Norman Jordan
Période couverte par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 9 060 854 $
CONTEXTE
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi la Première Nation du Lac La Croix en Ontario, pour faire l’objet d’une vérification du bénéficiaire en 2012-2013 en raison du résultat obtenu lors de l’évaluation des risques 2011-2012 et d’autres facteurs de risque.
La vérification de ce bénéficiaire a été effectuée parce que l’on souhaitait :
- Assurer la conformité aux modalités de l'accord;
- S’assurer du respect des politiques et des directives du Conseil du Trésor et d’AADNC;
- Évaluer l'efficience et l'efficacité du cadre de gestion financière mis en place pour l'exécution des programmes et des services, ainsi que les capacités organisationnelles du bénéficiaire;
- Évaluer l'adéquation des mesures de contrôle financier mises en place pour gérer efficacement les risques.
La firme de vérification indépendante Deloitte et Touche LLP a été chargée de mener la vérification qui a eu lieu à l’hiver 2013.
CONSTATATIONS
On a procédé à la vérification d’un échantillon de 100 transactions au total. Les vérificateurs ont constaté qu’un montant de 108 525 $ n’était pas conforme aux exigences de l’accord de financement et, de ce fait, qu’il était désigné comme susceptible de recouvrement.
La vérification a permis de constater des faiblesses sur le plan des mesures de contrôle dans les domaines de la gouvernance, des processus d’établissement du budget et des capacités qui, si elles étaient corrigées, contribueraient à faire en sorte que les fonds soient dépensés pour les fins voulues et conformément aux accords de financement.
Gouvernance
Les vérificateurs ont constaté que la Première Nation du Lac La Croix disposait d’un acte de l’exécutif établissant des éléments de gouvernance tels que les rôles et les pouvoirs du chef et du conseil, le code de déontologie, les conflits d’intérêts et la rémunération. Cependant, les vérificateurs ont constaté qu’il y a toujours lieu d’améliorer la gouvernance et l’administration des programmes de la bande, et d’appuyer la conformité avec l’acte de l’exécutif et l’accord de financement avec AADNC.
Les possibilités d’amélioration constatées comprennent notamment :
- AADNC a demandé à la Première Nation du Lac La Croix d’établir un Plan stratégique de gouvernance quinquennal, de créer une feuille de route visant à mettre en place une structure de gouvernance et de fonctionnement rigoureuse et responsable, dotée des codes, politiques et plans nécessaires. Au moment de la vérification, la Première Nation du Lac La Croix n’avait pas encore établi le Plan, ni élaboré de politiques, de codes ou de directives définissant les rôles et les responsabilités du chef et du conseil.
- Le chef et le conseil contribuent à assurer la transparence en mettant les résolutions du conseil de bande (RCB) à la disposition de tous les membres de la bande; cependant, à la suite de l’examen des RCB dans le cadre de la vérification, on a constaté que les activités de programme relatives au financement fourni par AADNC n’étaient pas déclarées.
- Les accords de contribution d’AADNC exigent la production régulière de rapports financiers et non financiers. Les personnes interrogées ont fait valoir que les rapports fournis sont appropriés, mais qu’ils ne sont toutefois pas fournis en temps utile, ce qui remet en question le cadre de responsabilisation du bénéficiaire.
Processus d’établissement du budget
- Le Plan de redressement des accords de contribution stipule que le bénéficiaire doit élaborer des budgets de programme et/ou de fonctionnement. Au cours de discussions avec le cogestionnaire et un membre du conseil, le vérificateur a constaté que la Première Nation du Lac La Croix n’avait pas documenté les mesures de contrôle financier et administratif relatives aux accords de financement; il n’existe aucune politique, aucun code ni aucune directive décrivant la marche à suivre pour établir les budgets, ou de processus pour remettre en question les affirmations et les affectations de ressources correspondantes à même les budgets.
- Les vérificateurs ont aussi mentionné que la Première Nation du Lac La Croix n’avait pas établi de budgets de fonctionnement pour la prestation des programmes pendant la période visée par la vérification; cependant, des budgets de programme sont en cours d’élaboration pour les périodes à venir.
Capacité
- Les vérificateurs ont constaté que l’opérateur au traitement de l’eau, a récemment obtenu sa certification en vue de l’approvisionnement en eau potable des membres de la collectivité.
- Les vérificateurs ont constaté que l’on n’a pour le moment aucune intention de recruter un agent financier compétent, comme le requiert l’accord de contribution, étant donné que le présent cogestionnaire* offre un soutien suffisant en matière de gestion financière à la Première Nation.
- Les vérificateurs ont constaté que les personnes qui utilisent le logiciel comptable le trouvent acceptable et qu’il répond à leurs besoins pour le moment; les mêmes utilisateurs ont cependant déploré le fait de ne pas disposer d’un soutien technique adéquat et de ne pas pouvoir compter sur des copies de sauvegarde à l’extérieur.
- Les vérificateurs ont constaté que le cadre de responsabilité exigé dans les accords de contribution d’AADNC n’avait pas été élaboré. On a plutôt opté pour des politiques; cependant, ces politiques n’ont jamais été mises en œuvre et n’ont jamais été revues afin d’en assurer la pertinence au fil du temps. De plus, on a aussi observé que la formation offerte au personnel était insuffisante pour développer les capacités nécessaires à la prestation du programme.
RECOMMANDATIONS
- Nous recommandons que la Première Nation du Lac La Croix mette en œuvre des procédures et des mesures de contrôle financier appropriées, ainsi que des procédures de conservation de la documentation, qui lui permettront de démontrer que les dépenses engagées sont étayées par des documents pertinents et que les fonds octroyés par le gouvernement du Canada ont été utilisés conformément aux modalités des accords de financement entre la Première Nation du Lac La Croix et le gouvernement du Canada.
- Les vérificateurs recommandent que la Première Nation du Lac La Croix élabore, approuve et mette en œuvre un Plan de gouvernance stratégique et qu’elle mette en œuvre des politiques ou des codes décrivant notamment les rôles et les responsabilités du chef et des membres du conseil.
- Les vérificateurs recommandent que la Première Nation du Lac La Croix soumette ou publie les rapports requis en temps utile et conformément aux exigences des accords de contribution.
- Les vérificateurs recommandent que le chef et les membres du conseil adoptent un budget pour tous les programmes conformément aux exigences des accords de contribution. La Première Nation du Lac La Croix devrait, de façon régulière, procéder à l'analyse des écarts entre les dépenses réelles et le budget, et s'assurer que les écarts importants sont documentés par les gestionnaires de programme.
- Les vérificateurs recommandent que la Première Nation du Lac La Croix élabore, approuve et mette en œuvre un cadre de responsabilité, de même que les politiques et les codes requis selon les accords de contribution.
- Les vérificateurs recommandent que la Première Nation du Lac La Croix s’assure du soutien technique approprié pour son système comptable, et de la mise en place d’un processus de sauvegarde afin de garantir l’intégrité des données financières.
ÉTAT ACTUEL
Le rapport final a été envoyé au bénéficiaire.