Lettre de recommandation - Bande de Black Lake

Chef et conseillers
Bande de Black Lake
Case postale 27
BLACK LAKE SK S0J 0H0

Objet : Résultats et suivi de la vérification de bénéficiaire 2012-2013

Mesdames, Messieurs,

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a mené un certain nombre de vérifications de bénéficiaire au cours de l'exercice 2012-2013, y compris une vérification de la Bande de Black Lake. Vous trouverez ci-joint une copie du rapport de vérification complet ainsi qu'un résumé. Le résumé sera publié sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines, avec la présente lettre. Si vous le souhaitez, vous pouvez me faire parvenir par écrit une réponse à la vérification d'ici 30 jours. Votre réponse sera également publiée.

La vérification de bénéficiaire a révélé qu'un montant de 403 651 $ avait été utilisé de façon non conforme. Ce montant est susceptible de faire l'objet d'un recouvrement, à moins que des documents justifiant sa conformité soient présentés dans les 30 jours. Un représentant d'AADNC vous contactera sous peu concernant les modalités de recouvrement ou de remboursement.

Le rapport de vérification comprenait les recommandations suivantes, que nous vous suggérons, à vous et à votre organisation, de mettre en œuvre :

1. Le chef et les conseillers devraient améliorer la gouvernance et la surveillance du financement versé par AADNC en rédigeant des procès-verbaux de toutes leurs réunions et en les présentant aux membres, à AADNC, aux vérificateurs et à d'autres intervenants pour vérification, au besoin; en examinant régulièrement l'information financière (au moins chaque trimestre, mais idéalement chaque mois) pour évaluer les dépenses actuelles du programme et de l'administration comparativement aux montants du budget; en précisant les rôles du chef et des conseillers dans l'acte administratif afin d'y inclure leur responsabilité d'examiner et d'approuver les budgets annuels ainsi que la vérification des dépenses réelles comparativement aux montants des budgets à chaque mois ou chaque trimestre; et en présentant les budgets annuels et les états financiers vérifiés aux membres au moment opportun après leur élaboration.
2. Le chef et le conseil de bande devraient élaborer un plan stratégique et communiquer les objectifs stratégiques de la bande dans un délai d'un à trois ans.
3. L'administration de la bande devrait élaborer des plans opérationnels concernant les principaux programmes gérés et administrés. À la lumière des programmes actuels, il peut s'agir de programmes liés à l'éducation, aux services sociaux, au fonctionnement et à l'entretien des installations, au logement ainsi que des programmes de soutien de la bande.
4. L'administrateur de la bande devrait améliorer la gestion financière et la gestion des fonds versés par AADNC en documentant et en donnant de la formation sur les politiques financières (incluant les exigences relatives aux encaissements et aux décaissements, à la comptabilité et à la tenue de dossiers ainsi qu'aux rapports financiers); en examinant les rapprochements bancaires effectués chaque mois par le directeur des programmes sociaux; en menant un examen plus approfondi et documenté des rapports mensuels concernant les écarts; et en fournissant régulièrement au chef et au conseil de bande de l'information financière indiquant notamment les prévisions budgétaires et les résultats réels assortis d'explications des écarts importants, que ceux-ci soient positifs ou négatifs.
5. L'administrateur de bande devrait mettre par écrit le processus lié aux décaissements (pour que celui-ci soit clair) et les contrôles financiers connexes à mettre en œuvre relativement à l'achat de biens et de services ainsi qu'aux fonds versés aux fins des programmes. Les principaux contrôles financiers liés au décaissement des fonds versés par AADNC devraient comprendre au moins ce qui suit : les factures et les contrats originaux doivent être fournis ou accessibles pour justifier toutes les demandes de chèque; la réception de biens ou de services doit être approuvée par l'administration de la bande; les demandes de chèque doivent être approuvées par les personnes autorisées seulement; et la liste des personnes autorisées à approuver les demandes de chèque, à signer les chèques et à effectuer des virements bancaires doit être tenue à jour.
6. L'administration de la bande devrait tenir une liste à jour et exacte des signataires autorisés à l'intention de l'institution bancaire afin de veiller à ce qu'il y ait des contrôles financiers efficaces concernant les autorisations de dépenses et de mieux assurer la conformité avec les objectifs du programme et de l'entente de financement. Des résolutions du conseil de bande doivent être élaborées et approuvées afin d'indiquer quelles personnes sont des signataires autorisés.

Veuillez communiquer avec votre représentant régional d'AADNC pour discuter de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de cette vérification.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, mes sincères salutations.

Susan MacGowan, CMA
Dirigeante principale des finances

c.c : Anna Fontaine
Scott Stevenson
Brahim Achtoutal
KPMG LLP