Rapport sur la vérification du bénéficiaire concernant la Bande de Black Lake
Nom : Bande de Black Lake (site Web non disponible en français)
Population : 1 587 personnes dans la réserve; total de 2 039 personnes inscrites
Lieu : Saskatchewan
État des manquements au moment de la vérification : Gestion par le bénéficiaire (2011-2012)
État actuel des manquements : Gestion par le bénéficiaire (2012-2013)
Chef actuel : Rickey Leonard Robillard
Période visée par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 18 962 924 $
CONTEXTE
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi la Bande de Black Lake, en Saskatchewan, pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en 2012-2013 en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.
La vérification visait à s'assurer que les fonds versés au bénéficiaire avaient été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement avec AADNC pour 2010-2011 et 2011-2012. Cet objectif a été réalisé :
- par un examen de l'efficacité opérationnelle du cadre de contrôle de la gestion financière de la Première Nation; et
- par un examen de la conformité relatif à l'admissibilité des dépenses réclamées selon les modalités des ententes de financement.
KPMG, un cabinet de vérification indépendant, a été chargé d'entreprendre la vérification de bénéficiaire. La vérification a eu lieu à l'hiver 2013.
CONSTATATIONS
La vérification a révélé que les mesures de contrôle en matière de gouvernance, de surveillance des dépenses et de gestion financière n'étaient pas adéquates. Si ces mesures étaient bien conçues et appliquées efficacement, il serait plus facile de s'assurer que les fonds ont été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les ententes de financement.
Un échantillon de 4 % du financement visé par la vérification a permis d'établir que 51 % des fonds (selon le montant en dollars de l'échantillon examiné) avaient été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement applicables qui avaient été conclues avec AADNC. Les vérificateurs ont déterminé qu'un montant de 403 651 $ n'avait pas été dépensé de façon conforme à l'entente de financement et qu'il pourrait faire l'objet d'un recouvrement.
Gouvernance
Il a été constaté que la Bande de Black Lake dispose d'un acte administratif où sont énoncés certains principes de gouvernance concernant, entre autres, les rôles et les pouvoirs du chef et du conseil, le code de déontologie, les conflits d'intérêts et la rémunération. Toutefois, la vérification a révélé que des mesures s'imposent pour améliorer la gouvernance et l'administration des programmes de la bande et favoriser la conformité avec l'acte administratif ainsi que l'entente de financement conclue avec AADNC.
Les lacunes suivantes ont été cernées :
- Les procès-verbaux des réunions du chef et des conseillers n'ont pas été rédigés durant la période visée par la vérification. Il n'existe donc aucun document où seraient consignées leurs décisions.
- Aucun élément probant n'indique que le chef et les conseillers examinent régulièrement l'information financière (par exemple chaque mois ou chaque trimestre).
- Les rôles du chef et des conseillers ainsi que de l'administrateur de la bande ne sont pas clairs. La vérification a permis de constater que la participation du chef et des conseillers à la gestion des programmes fait en sorte qu'il est difficile pour l'administrateur de la bande d'administrer et de gérer les programmes, les services et les activités conformément à l'entente de financement avec AADNC. L'acte administratif contribue peut-être à cette incertitude, car il accorde au chef et aux conseillers des rôles relatifs à l'élaboration de budgets et à l'approbation des opérations financières qui sont habituellement assumés par l'administration. Depuis mai 2012, le Grand conseil de Prince Albert a dispensé deux séances d'information et de formation aux membres du conseil de la Bande de Black Lake afin qu'ils comprennent mieux les rôles de l'administration et des conseillers.
- Aucun élément probant n'indique que les états financiers vérifiés et les budgets annuels ont été présentés aux membres, tel qu'exigé dans l'entente de financement.
- Une comparaison entre le budget salarial et les montants réels versés au chef et aux conseillers révèle le besoin de présenter les budgets annuels et les états financiers vérifiés aux membres ainsi que de surveiller les écarts entre les prévisions budgétaires et les résultats réels de l'exercice. Le budget de 2011-2012 devait faire l'objet de compressions de 26 % afin de réduire le déficit de la Première Nation, mais celui-ci s'est accru de 50 %.
Planification stratégique et opérationnelle
La vérification a révélé que le chef et les conseillers ainsi que l'administration de la bande ne disposent d'aucun plan stratégique permettant d'établir et de faire connaître les objectifs stratégiques relatifs aux programmes et aux services dispensés aux membres. La Première Nation n'a pas non plus de plan opérationnel précisant la façon dont les programmes et services seront dispensés aux membres.
Gestion de la bande
La vérification a révélé qu'au cours de la période visée, il n'y avait pas suffisamment d'éléments probants appuyant l'existence de certaines composantes clés d'un cadre de contrôle de la gestion financière efficace. Les états financiers vérifiés des deux exercices visés avaient précédemment été examinés par des vérificateurs externes et avaient abouti à une opinion avec réserve. Dans les deux cas, le vérificateur externe avait également fait parvenir des lettres à l'administration pour lui signaler plusieurs lacunes touchant la gestion et l'administration des fonds de la Première Nation.
L'actuelle vérification a établi que des améliorations s'imposent en ce qui concerne les aspects suivants de l'administration et la gestion des fonds de la Première Nation :
- Des lacunes ont été détectées au chapitre des contrôles financiers. Par exemple, certains paiements ont été effectués alors que la documentation à l'appui était insuffisante ou absente, et certains rapprochements bancaires n'ont pas été effectués au moment opportun ou vérifiés par l'administrateur de bande.
- Des lacunes ont également été cernées en ce qui a trait à l'examen et à l'analyse documentés de l'écart entre les prévisions budgétaires et les résultats réels. Aucun rapport n'a été fait afin d'expliquer pourquoi les dépenses réelles par programme, service ou activité se sont avérées supérieures ou inférieures aux prévisions budgétaires.
- L'information financière n'a pas été régulièrement élaborée et présentée au chef et aux conseillers.
Examen des dépenses relatives aux programmes
Dans le cadre de la vérification, un échantillon de 30 opérations a été sélectionné aux fins d'un examen approfondi. Les vérificateurs ont établi que 21 de ces opérations avaient été approuvées par une personne autorisée et que 10 d'entre elles étaient assorties de documents justificatifs exacts et appropriés. Cinquante-et-un pour cent du montant en dollars de l'échantillon avait été utilisé en conformité avec l'entente de financement.
La vérification a permis de constater ce qui suit :
- La vérification a conclue qu'il y a neuf opérations qui sont « non autorisé » soit parce qu'elles ont été effectuées sans autorisation parce que la demande de chèque, la facture ou le contrat n'avaient pas été approuvés; soit parce que la demande de chèque avait été signée seulement par le chef alors que l'administrateur de bande ou un conseiller doivent également l'autoriser par une signature; ou parce que l'administrateur de bande avait envoyé une note au service de comptabilité sans l'approbation de l'administration ou du conseil de bande.
- Treize opérations n'étaient pas exactes, et sept autres ne l'étaient peut-être pas non plus, étant donné l'absence de documents justificatifs. Par exemple, un virement bancaire a été demandé par l'administrateur de bande sans explication; un paiement visant à régler des factures en souffrance a été effectué sans être justifié par la demande de chèque ou les factures originales; une lettre a été envoyée à la banque pour demander à celle-ci de débloquer des fonds aux fins d'un « voyage culturel de chasse » dans le cadre de la Prestation nationale pour enfants sans la présentation de documents justificatifs additionnels; et des paiements ont été effectués seulement à la suite d'une demande de chèque assortie de peu, voire d'aucune information justificative.
- Quarante-neuf pour cent de l'échantillon du financement versé par AADNC n'a pas été dépensé en conformité avec l'entente de financement, étant donné l'absence de documents justifiant la nature et le montant des dépenses ou l'insuffisance de tels documents. En plus des éléments susmentionnés, des dépenses salariales étaient seulement justifiées par une demande de chèque, et aucune grille de rémunération n'a été fournie aux vérificateurs. En outre, les dépenses liées au régime de pension des employés et aux prestations d'assurance collective n'étaient pas suffisamment documentées.
Examen des pouvoirs de signature concernant les chèques
Un examen additionnel des paiements autorisés relativement aux chèques annulés pour chaque exercice a révélé que, même si tous les chèques annulés portaient la signature d'au moins un signataire autorisé, un certain nombre de chèques avaient aussi été signés par une personne qui n'avait pas le pouvoir d'autoriser de telles dépenses.
RECOMMANDATIONS
- Il est recommandé que le chef et les conseillers de la bande prennent les mesures suivantes pour améliorer la gouvernance et la surveillance du financement versé par AADNC :
- Rédiger des procès-verbaux pour toutes les réunions du chef et des conseillers et les présenter à des fins d'examen aux membres, à AADNC, aux vérificateurs et à d'autres intervenants, au besoin;
- Examiner régulièrement l'information financière (au moins chaque trimestre, mais idéalement chaque mois) pour comparer les prévisions budgétaires avec les dépenses réelles liées aux programmes et à l'administration;
- Préciser les rôles du chef et des conseillers dans l'acte administratif afin d'y inclure leur responsabilité d'examiner et d'approuver les budgets annuels ainsi que de comparer les prévisions budgétaires avec les résultats réels chaque mois ou chaque trimestre;
- Présenter les budgets annuels et les états financiers vérifiés aux membres au moment opportun après leur élaboration.
- Il est recommandé que les conseillers élaborent un plan stratégique et communiquent les objectifs connexes de la bande dans un délai d'un à trois ans.
- Il est recommandé que le chef et le conseil de bande élaborent des plans opérationnels concernant les principaux programmes gérés et administrés. À la lumière des programmes actuels, il peut s'agir de programmes liés à l'éducation, aux services sociaux, au fonctionnement et à l'entretien des installations, au logement ainsi que de programmes de soutien de la bande.
- Il est recommandé que l'administrateur de bande prenne les mesures suivantes pour améliorer la gouvernance et la gestion du financement versé par AADNC :
- Mettre par écrit les politiques financières, y compris les exigences relatives aux encaissements et aux décaissements, à la comptabilité et à la tenue de registres ainsi qu'aux rapports financiers. Ces politiques devraient être communiquées et mises en œuvre conjointement avec la prestation d'une formation adéquate;
- Examiner les rapprochements bancaires effectués chaque mois par le directeur des programmes sociaux;
- Mener un examen plus approfondi et documenté des rapports mensuels concernant les écarts;
- Fournir régulièrement au chef et aux conseillers de l'information financière indiquant notamment les prévisions budgétaires et les résultats réels assortis d'explications des écarts importants, que ceux-ci soient positifs ou négatifs.
- Il est recommandé que l'administrateur de bande mette par écrit le processus lié aux décaissements pour clarifier celui-ci, de même que les contrôles financiers connexes à exercer relativement à l'achat de biens et de services ainsi qu'aux fonds utilisés aux fins des programmes. Les principaux contrôles financiers liés au décaissement des fonds versés par AADNC devraient comprendre au moins ce qui suit : les factures et les contrats originaux doivent être fournis ou accessibles pour justifier toutes les demandes de chèque; la réception de biens ou de services doit être approuvée par l'administration de la bande; les demandes de chèque doivent être approuvées par les personnes autorisées seulement; et la liste des personnes autorisées à approuver les demandes de chèque, à signer les chèques et à effectuer des virements bancaires doit être tenue à jour.
- Il est recommandé que l'administration de la bande tienne une liste à jour et exacte des signataires autorisés à l'intention de l'institution bancaire afin de veiller à ce qu'il y ait des contrôles financiers efficaces concernant les autorisations de dépenses et de mieux assurer la conformité avec les objectifs du programme et de l'entente de financement. Des résolutions du conseil de bande doivent être élaborées et approuvées afin d'indiquer quelles personnes sont des signataires autorisés.
SITUATION ACTUELLE
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire.