Lettre de recommandation - Bande de Montreal Lake

Chef et conseillers
Bande de Montreal Lake
Case postale 106
MONTREAL LAKE SK S0J 1Y0

Objet : Résultats et suivi de la vérification de bénéficiaire 2012-2013

Mesdames, Messieurs,

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a mené un certain nombre de vérifications de bénéficiaire au cours de l'exercice 2012-2013, y compris une vérification de la Bande de Montreal Lake. Vous trouverez ci-joint une copie du rapport de vérification complet ainsi qu'un résumé. Le résumé sera publié sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines, avec la présente lettre. Si vous le souhaitez, vous pouvez me faire parvenir par écrit une réponse à la vérification d'ici 30 jours. Votre réponse sera également publiée.

La vérification de bénéficiaire a révélé qu'un montant de 156 756 $ avait été utilisé de façon non conforme. Ce montant est susceptible de faire l'objet d'un recouvrement, à moins que des documents justifiant sa conformité soient présentés dans les 30 jours. Un représentant d'AADNC vous contactera sous peu concernant les modalités de recouvrement ou de remboursement.

Le rapport de vérification comprenait les recommandations suivantes, que nous vous suggérons, à vous et à votre organisation, de mettre en œuvre :

1. Le chef et les conseillers devraient améliorer la gouvernance et la surveillance du financement versé par AADNC en prenant les mesures suivantes :
   • Rédiger des procès-verbaux de toutes les réunions du chef et des conseillers et les présenter aux membres, à AADNC, aux vérificateurs et à d'autres intervenants pour vérification, au besoin;
   • Créer un comité des finances, tel qu'exigé dans le plan d'action de gestion. Le comité devrait examiner régulièrement l'information financière (au moins chaque trimestre, mais idéalement chaque mois) pour évaluer les dépenses actuelles du programme et de l'administration comparativement aux montants du budget;
   • Finaliser et approuver la réglementation relative à la gestion financière, la politique sur les conflits d'intérêts, le code d'éthique à l'intention du chef et des conseillers et celui à l'intention des directeurs de programme et des employés;
   • Présenter les budgets annuels et les états financiers vérifiés aux membres au moment opportun après leur élaboration.
2. Le chef et les conseillers devraient finaliser la rédaction du plan de gestion stratégique et communiquer les objectifs connexes de la bande dans un délai d'un à trois ans.
   
3. L'administration de la bande devrait examiner les plans opérationnels actuels concernant les programmes principaux gérés et administrés. À la lumière des programmes actuels, il peut s'agir de programmes liés à l'éducation, aux services sociaux, au fonctionnement et à l'entretien des installations, au logement ainsi que des programmes de soutien de la bande.
   
4. L'administrateur de la bande devrait améliorer l'administration et la gestion des fonds versés par AADNC en prenant les mesures suivantes :
   • Mettre par écrit les politiques financières, y compris les exigences relatives aux encaissements et aux décaissements, à la comptabilité et à la tenue de dossiers ainsi qu'aux rapports financiers. Ces politiques devraient être communiquées et mises en œuvre conjointement avec la prestation d'une formation adéquate, au besoin;
   • Examiner les rapprochements bancaires effectués par le directeur des programmes sociaux;
   • Mener un examen plus approfondi et documenté des rapports sur les écarts financiers;
   • Fournir régulièrement au chef et aux conseillers de l'information financière incluant notamment les prévisions budgétaires et les résultats réels assortis d'explications des écarts importants, que ceux-ci soient positifs ou négatifs.
5. L'administration de la bande devrait tenir une liste à jour et exacte des signataires autorisés à l'intention de l'institution bancaire afin de veiller à ce qu'il y ait des contrôles financiers efficaces concernant les autorisations de dépenses et de mieux assurer la conformité avec les objectifs du programme et de l'entente de financement. Des résolutions du conseil de bande doivent être élaborées et approuvées afin d'indiquer quelles personnes sont des signataires autorisés.

Veuillez communiquer avec votre représentant régional d'AADNC pour discuter de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de cette vérification.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, mes sincères salutations.

Susan MacGowan, CMA
Dirigeante principale des finances

c.c. Anna Fontaine
Scott Stevenson
Brahim Achtoutal
KPMG LLP