Lettre de recommandation - Nation des Cris de Mosakahiken
Chef et conseillers
Nation des Cris de Mosakahiken
Poste restante
MOOSE LAKE MANITOBA S0J 0H0
Objet : Résultats et suivi de la vérification de bénéficiaire 2012-2013
Mesdames, Messieurs,
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a mené un certain nombre de vérifications de bénéficiaire au cours de l'exercice 2012-2013, y compris une vérification de la Nation des Cris de Mosakahiken. Vous trouverez ci-joint une copie du rapport de vérification complet ainsi qu'un résumé. Le résumé sera publié sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines, avec la présente lettre. Si vous le souhaitez, vous pouvez me faire parvenir par écrit une réponse à la vérification d'ici 30 jours. Votre réponse sera également publiée.
La vérification a révélé d'importantes lacunes en ce qui a trait à la documentation appropriée pour appuyer les dépenses réclamées. Un représentant d'AADNC vous contactera sous peu pour assurer un suivi additionnel.
Le rapport de vérification comprenait les recommandations suivantes, que nous vous suggérons, à vous et à votre organisation, de mettre en œuvre :
Administration des programmes
- Le chef et les conseillers devraient tenir des réunions de façon régulière pour superviser les activités de la bande et formaliser ces réunions en rédigeant des ordres du jour et des procès-verbaux qui confirmeront le point de vue du conseil en ce qui a trait aux points abordés au cours de celles-ci;
- Le bénéficiaire devrait élaborer et mettre en œuvre des plans de travail, des politiques et des procédures ainsi que des budgets annuels pour aider le personnel dans la prestation des programmes;
- Le bénéficiaire devrait continuer à travailler pour combler les postes vacants et développer des descriptions de tâches qui définissent clairement le rôle et les responsabilités de tous les employés.
Gestion financière
- Le directeur des finances devrait mettre à jour le plan comptable pour qu'il corresponde aux lignes budgétaires indiqués dans les ententes afin d'appuyer le processus de contrôle et de faciliter la préparation des rapports;
- Le bénéficiaire devrait fournir une formation formelle au personnel sur le logiciel qui est utilisé pour traiter et enregistrer ses transaction financières afin d'améliorer la capacité globale de la Direction des finances;
- Le bénéficiaire devrait veiller à ce que les rapprochements bancaires soient effectués chaque mois et qu'ils soient examinés et approuvés par le chef et les conseillers;
- Le bénéficiaire devrait améliorer son système de classement pour s'assurer que tous les documents requis pour le traitement des opérations financières sont facilement accessibles et conservés à des fins de vérification.
Système de rapports de gestion
- Le bénéficiaire devrait se conformer aux exigences en matière de rapports qui sont énoncées dans les ententes.
Veuillez communiquer avec votre représentant régional d'AADNC pour discuter de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de cette vérification.
Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, mes sincères salutations.
Susan MacGowan
Dirigeante principale des finances par intérim
c.c. : Nancy Kearnan
Scott Stevenson
Brahim Achtoutal
Spearhead Management Canada ltée