Rapport sur la vérification du bénéficiaire - Nation des Cris de Mosakahiken

Administration des programmes

La Nation des Cris de Mosakahiken est gouvernée par un chef et des conseillers élus par les membres. Le conseil est composé de sept membres, c'est-à-dire du chef de bande et de six conseillers élus pour une période de deux ans.

Le chef et le conseil se réunissent sur une base ad hoc et les sujets de discussions ne sont pas identifiés dans un ordre du jour officiel. En outre, étant donné que les procès-verbaux de réunion ne sont pas rédigés, il n'existe aucun document concret indiquant l'objet des discussions et les décisions prises.

La vérification a révélé que le bénéficiaire n'a pas élaboré ni mis en œuvre des plans de travail qui fourniraient des détails et des explications sur les activités relatives aux programmes exécutés par les membres du personnel au nom de leur communauté. Le bénéficiaire n'a pas non plus élaboré ni mis en œuvre des politiques et des procédures pour appuyer l'exécution des programmes, ni fourni des outils aux membres du personnel pour les aider dans leurs tâches quotidiennes.

Le bénéficiaire a dû composer avec un certain nombre de postes clés vacants et a donc éprouvé de la difficulté à gérer les programmes de façon efficace ainsi qu'à exercer un contrôle adéquat de ses finances. En vue d'améliorer ses capacités de gestion financière, le bénéficiaire a embauché un directeur des finances à temps plein en avril 2012 pour superviser les opérations financières de la bande. Cependant, au moment de la vérification, un certain nombre de postes clés demeuraient vacants.

Le bénéficiaire n'a pas élaboré de budgets concernant ses programmes et a mené à l'égard de ceux-ci peu d'activités continues de surveillance financière et de reddition de comptes. Pour déterminer la nature des dépenses engagées au cours de l'exercice, il s'est appuyé sur des états financiers consolidés vérifiés annuellement et rédigés par un vérificateur externe, étant donné qu'il n'y avait pas personnel comptable qualifié à son emploi.

Gestion financière

Le vérificateur a examiné les systèmes et les processus financiers mis en place par le bénéficiaire pour appuyer l'exécution des programmes et garantir un contrôle adéquat et efficace.

Le vérificateur a constaté que le plan comptable établi dans le système de comptabilité ne correspondait pas aux lignes budgétaires indiquées dans les ententes, ce pour quoi il est difficile de faire les rapprochements et de surveiller les dépenses de façon efficace. Par ailleurs, les rapprochements bancaires mensuels n'ont pas été effectués.

Bien que les revenus aient été convenablement inscrits dans le système de comptabilité et déposées dans le compte bancaire général, l'examen des dépenses mené par le vérificateur n'a pas permis de confirmer que les fonds ont été utilisés aux fins prévues. L'échantillon examiné par le vérificateur contenait des opérations qui n'avaient pas été adéquatement approuvées, qui n'étaient pas nécessairement liées aux activités et qui n'étaient pas justifiées par les documents appropriés.

Le bénéficiaire a accordé de nombreuses avances de fonds au personnel et aux membres de la bande, mais il ne les a pas comptabilisées dans le grand livre des comptes débiteurs. Il est donc difficile pour lui de tenir compte des avances.

Un examen du système de classement du bénéficiaire a montré que les documents financiers et les autres documents connexes ne sont pas adéquatement conservés. L'information nécessaire pour appuyer le traitement des opérations financières effectuées n'a pas pu être obtenue.

Système de rapports de gestion

À la suite de discussions avec des représentants d'AADNC, il a été établi que le bénéficiaire avait présenté les rapports sur les activités requis. Toutefois, ces rapports ne respectaient pas  le calendrier de rapports figurant dans les ententes.

En outre, au moment de la vérification, le bénéficiaire n'avait pas présenté à AADNC la version finale de ses états financiers consolidés vérifiés de 2011-2012, car il n'en existait alors qu'une version provisoire. La vérification externe de ces états financiers provisoires a créé une impossibilité d'exprimer une opinion, étant donné que le vérificateur n'a pas pu obtenir suffisamment d'éléments probants pour se prononcer à cet égard. Celui-ci a conclu que les systèmes comptables et les contrôles internes mis en place au fil des ans étaient inadéquats et que, par conséquent, les revenus et les dépenses ne faisaient pas l'objet d'une vérification satisfaisante.

Administration des programmes

• Le chef et les conseillers devraient tenir des réunions de façon régulière pour superviser les activités de la bande et formaliser ces réunions en rédigeant des ordres du jour et des procès-verbaux qui confirmeront le point de vue du conseil en ce qui a trait aux points abordés au cours de celles-ci.
• Le bénéficiaire devrait élaborer et mettre en œuvre des plans de travail, des politiques et des procédures ainsi que des budgets annuels pour aider le personnel dans la prestation des programmes.
• Le bénéficiaire devrait continuer à travailler pour combler les postes vacants et développer des descriptions de tâches qui définissent clairement le rôle et les responsabilités de tous les employés.

Gestion financière

• Le directeur des finances devrait mettre à jour le plan comptable pour qu'il corresponde aux lignes budgétaires indiquées dans les ententes afin d'appuyer le processus de contrôle et de faciliter la préparation des rapports.
• Le bénéficiaire devrait fournir une formation formelle au personnel sur le logiciel qui est utilisé pour traiter et enregistrer ses transaction financières afin d'améliorer la capacité globale de la Direction des finances.
• Le bénéficiaire devrait veiller à ce que les rapprochements bancaires soient effectués chaque mois et qu'ils soient examinés et approuvés par le chef et les conseillers.
• Le bénéficiaire devrait améliorer son système de classement pour s'assurer que tous les documents requis pour le traitement des opérations financières sont facilement accessibles et conservés à des fins de vérification.

Système de rapports de gestion

• Le bénéficiaire devrait se conformer aux exigences en matière de rapports qui sont énoncées dans les ententes.