Lettre de recommandation - Première Nation des Anishinabe de Roseau River

Chef
Gouvernement de la Première Nation des Anishinabe de Roseau River
Case postale 30
GINEW MANITOBA  R0A 2R0

Objet : Résultats et suivi de la vérification de bénéficiaire 2012-2013

Mesdames, Messieurs,

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a mené un certain nombre de vérifications de bénéficiaire au cours de l'exercice 2012-2013, y compris une vérification de la Première Nation des Anishinabe de Roseau River. Vous trouverez ci-joint une copie du rapport de vérification complet ainsi qu'un résumé. Le résumé sera publié sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines, avec la présente lettre. Si vous le souhaitez, vous pouvez me faire parvenir par écrit une réponse à la vérification d'ici 30 jours. Votre réponse sera également publiée.

La vérification de bénéficiaire a révélé qu'un montant de 18 093 $ avait été utilisé de façon non conforme. Ce montant est susceptible de faire l'objet d'un recouvrement, à moins que des documents justifiant sa conformité soient présentés dans les 30 jours. Un représentant d'AADNC vous contactera sous peu concernant les modalités de recouvrement ou de remboursement.

Le rapport de vérification comprenait les recommandations suivantes, que nous vous suggérons, à vous et à votre organisation, de mettre en œuvre :

1. Il est recommandé que le chef et les conseillers prennent les mesures suivantes pour améliorer la gouvernance et la surveillance du financement versé par AADNC :
   • Élaborer le code électoral sur mesure et le faire approuver par la communauté;
   • Examiner régulièrement l'information financière (au moins chaque trimestre, mais idéalement chaque mois) pour évaluer les dépenses actuelles du programme et de l'administration comparativement aux montants du budget;
   • Rédiger des procès-verbaux de toutes les réunions du chef et du conseil et les présenter aux membres, à AADNC, aux vérificateurs et à d'autres intervenants pour vérification, au besoin;
   • Élaborer des budgets annuels et des états financiers consolidés vérifiés et les présenter aux membres.
2. Le chef et les conseillers, conjointement avec le séquestre administrateur, devraient élaborer un plan stratégique et communiquer les objectifs connexes de la bande dans un délai d'un à trois ans.
3. Le chef et les conseillers, avec l'aide du séquestre-administrateur, devraient élaborer des plans opérationnels concernant les principaux programmes gérés et administrés. À la lumière des programmes actuels, il peut s'agir de programmes importants liés à l'éducation, aux services sociaux, au fonctionnement et à l'entretien des installations, au logement ainsi que de programmes de soutien de la bande.
4. Le chef et le conseil de bande, conjointement avec le séquestre-administrateur, devraient améliorer l'administration financière et la gestion des fonds versés à la Première Nation par AADNC afin que la bande soit administrée de façon autonome, sans le soutien d'un séquestre administrateur, en prenant les mesures suivantes :
   • Renforcer la capacité en matière de gestion financière;
   • Examiner régulièrement l'information financière, y compris les budgets et les résultats réels assortis d'explications des écarts importants (que ceux-ci soient positifs ou négatifs), et préparer chaque année les états financiers consolidés;
   • Mettre par écrit les politiques financières, y compris les exigences relatives aux encaissements et aux décaissements, à la comptabilité et à la tenue des dossiers ainsi qu'aux rapports financiers. Ces politiques devraient être communiquées et mises en œuvre avec la prestation d'une formation adéquate, au besoin;
   • Mener un examen secondaire de tous les rapprochements bancaires effectués par le séquestre-administrateur en ce qui a trait aux programmes sociaux.
5. Le séquestre administrateur devrait veiller à ce que tous les décaissements soient adéquatement documentés. Les principaux contrôles financiers liés au décaissement des fonds versés par AADNC devraient inclure les exigences suivantes : les factures et les contrats originaux doivent être fournis ou accessibles pour justifier toutes les demandes de chèque; la réception de biens ou de services doit être approuvée par le responsable délégué; les demandes de chèque doivent être approuvées par les personnes autorisées seulement; et la liste des personnes autorisées à approuver les demandes de chèque, à signer les chèques et à effectuer des virements bancaires doit être tenue à jour.

Veuillez communiquer avec votre représentant régional d'AADNC pour discuter de toute question ou préoccupation que vous pourriez avoir au sujet de cette vérification.

Veuillez agréer, Mesdames, Messieurs, mes sincères salutations.

Susan MacGowan
Dirigeante principale des finances

c.c. : Nancy Kearney
Scott Stevenson
Brahim Achtoutal
KPMG
Indigenous Management Group Inc.