Rapport sur la vérification de bénéficiaire - gouvernement de la Première Nation des Anishinabe de Roseau River
Nom : Gouvernement de la Première Nation des Anishinabe de Roseau River
Lieu : Manitoba
Population : 1 125 personnes dans la réserve; total de 2 524 personnes inscrites
État des manquements au moment de la vérification : Séquestre-administrateur (2011-2012)
État actuel des manquements : Séquestre-administrateur (2012-2013)
Chef actuel : Ken Henry Jr.
Période visée par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement d'AADNC vérifié : 13 532 026 $
CONTEXTE
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi le gouvernement de la Première Nation des Anishinabe de Roseau River, au Manitoba, pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en raison de son résultat à l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.
La vérification visait à s'assurer que les fonds versés au bénéficiaire avaient été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement avec AADNC de 2010-2011 et 2011-2012. Cet objectif a été réalisé :
- par un examen de l'efficacité opérationnelle du cadre de contrôle de la gestion financière de la Première Nation;
- par un examen de la conformité relatif à l'admissibilité des dépenses réclamées selon les modalités des ententes de financement.
KPMG, une firme de vérification indépendante, a été chargé d'entreprendre la vérification de bénéficiaire. La vérification a eu lieu à l'hiver 2013.
CONSTATATIONS
La vérification a révélé que les mesures de contrôle en matière de gouvernance, de surveillance des dépenses et de gestion financière n'étaient pas adéquates. Si ces mesures étaient bien conçues et appliquées efficacement, ceci aiderait à s'assurer que les fonds ont été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les ententes de financement.
Un échantillon de 5 % du financement visé par la vérification a permis d'établir que 97 % des fonds (selon le montant en dollars de l'échantillon examiné) avaient été utilisés aux fins prévues et en conformité avec les modalités des ententes de financement applicables qui avaient été conclues avec AADNC. Les vérificateurs ont déterminé qu'un montant de 18 093 $ n'avait pas été dépensé de façon conforme à l'entente de financement et qu'il pourrait faire l'objet d'un recouvrement.
Gouvernance du chef et du conseil de bande
Il y a des conflits en cours en matière de gouvernance pour la période visée par la vérification. Ceux-ci ont été relevés dans le plan de redressement (de 2007 à 2013).
La vérification a identifié les possibilités suivantes pour améliorer la gouvernance et l'administration des programmes de la bande et pour assurer la conformité avec l'entente de financement avec AADNC :
- L'élaboration d'un code électoral sur mesure approuvé par la communauté contribuerait à régler les problèmes de gouvernance que le bénéficiaire a éprouvés dans le passé. AADNC estime qu'il est nécessaire de régler les problèmes de gouvernance pour que les services du séquestre-administrateur ne soient plus requis.
- Bien que le séquestre-administrateur fasse parvenir les états financiers à la Première Nation chaque mois, aucun élément probant n'indique que le chef et les conseillers examinent régulièrement l'information financière. L'examen et l'approbation d'un budget avant chaque exercice constituent des tâches primordiales que le chef et les conseillers doivent exécuter chaque année, et il s'agit d'une exigence énoncée dans l'entente de financement et le plan de redressement.
- Les procès-verbaux des réunions du chef et des conseillers pour la période visée n'étaient pas disponibles.
Planification stratégique et opérationnelle
La vérification a révélé que le chef et les conseillers n'ont pas élaboré de plan stratégique ou opérationnel concernant les programmes de la Première Nation. Le bénéficiaire a reçu des fonds d'AADNC afin d'établir un plan communautaire comportant un plan stratégique. Ce plan n'avait pas été établi au moment de la vérification.
Gestion de la bande
Les fonctions relatives à l'administration de la bande sont actuellement assumées par un séquestre-administrateur, qui est responsable de l'administration et de la gestion quotidienne des programmes, des services et des activités de la Première Nation. Le séquestre-administrateur rend des comptes au chef et aux conseillers, qui doivent le guider et le superviser.
En plus des observations précédentes, l'équipe de vérification a fourni les observations suivantes dans d'autres domaines où la gestion financière et la gestion des fonds de la Première Nation devraient être améliorées :
- Le bénéficiaire ne compte dans ses effectifs aucun employé possédant les qualifications et l'expérience nécessaires pour assumer les fonctions liées à la gestion de la bande.
- À l'heure actuelle, le bénéficiaire n'a pas élaboré de politiques et de procédures financières relativement à la gestion des fonds, aux décaissements, à la comptabilité, à la tenue de registres et aux rapports financiers.
- Bien que les rapprochements bancaires ayant trait au compte des programmes sociaux aient été effectués au moment opportun par le séquestre-administrateur, il n'est pas certain que celui-ci ait mené un examen secondaire. Cet examen est important pour s'assurer que les rapprochements bancaires sont complets et exacts et que les opérations en suspens (chèques, dépôts, frais bancaires, etc.) sont enregistrées et traitées au moment opportun.
Examen des dépenses relatives aux programmes
En plus d'examiner les pratiques de contrôle, les vérificateurs ont sélectionné un échantillon discrétionnaire fondé sur les risques comportant 37 opérations. Ils ont constaté que, de ce nombre, 31 avaient été approuvés par une personne autorisée et que 35 étaient assortis de documents justificatifs exacts et appropriés. Quatre-vingt-dix-sept pour cent du montant en dollars de l'échantillon avait été utilisé en conformité avec l'entente de financement.
Exemples de résultats de la vérification :
- Six opérations n'étaient pas autorisées, étant donné que la demande de chèque, le contrat ou la facture n'avait pas été signé par une personne autorisée et qu'il n'existait pas d'autre élément probant indiquant qu'une telle personne a approuvé l'opération.
- Deux opérations n'étaient pas complètes, car aucun document justificatif n'a été fourni. Par exemple, une demande de chèque n'était pas assortie de la facture originale, et une autre opération n'était appuyée par aucun document justificatif, tel qu'une facture ou un contrat.
- Deux opérations n'étaient pas conformes en raison d'un manque de documentation. Dans le premier cas, aucun document n'a été fourni; et dans le deuxième, seule une demande de chèque a été approuvée par la personne autorisée.
RECOMMANDATIONS
Le chef et les conseillers doivent améliorer leurs pratiques en matière de gouvernance et de surveillance des dépenses relativement aux fonds accordés par AADNC afin de soutenir les membres de la bande. Pour que les services d'un séquestre administrateur ne soient plus requis, le bénéficiaire doit apporter des améliorations considérables à ses pratiques en matière de gestion du financement, y compris de planification, d'établissement de budgets et de surveillance des programmes, des services et des activités.
- La vérification recommande que le chef et les conseillers prennent les mesures suivantes pour améliorer la gouvernance et la surveillance du financement versé par AADNC :
- Élaborer le code électoral sur mesure et le faire approuver par la communauté;
- Examiner régulièrement l'information financière (au moins chaque trimestre, mais idéalement chaque mois) pour évaluer les dépenses actuelles du programmes et de l'administration comparativement aux montants du budget;
- Rédiger des procès-verbaux de toutes les réunions du chef et du conseil et les présenter aux membres, à AADNC, aux vérificateurs et à d'autres intervenants pour vérification, au besoin;
- Élaborer des budgets annuels et des états financiers consolidés vérifiés et les présenter aux membres.
- Le chef et les conseillers, conjointement avec le séquestre administrateur, devraient élaborer un plan stratégique et communiquer les objectifs connexes de la bande dans un délai d'un à trois ans.
- Le chef et les conseillers, avec l'aide du séquestre-administrateur, devraient élaborer des plans opérationnels concernant les principaux programmes gérés et administrés. À la lumière des programmes actuels, il peut s'agir de programmes importants liés à l'éducation, aux services sociaux, au fonctionnement et à l'entretien des installations, au logement ainsi que de programmes de soutien de la bande.
- Le chef et le conseil de bande, conjointement avec le séquestre-administrateur, devraient améliorer l'administration financière et la gestion des fonds versés à la Première Nation par AADNC afin que la bande soit administrée de façon autonome, sans le soutien d'un séquestre administrateur, en prenant les mesures suivantes :
- Renforcer la capacité en matière de gestion financière;
- Examiner régulièrement l'information financière, y compris les budgets et les résultats réels assortis d'explications des écarts importants (que ceux-ci soient positifs ou négatifs), et préparer chaque année les états financiers consolidés;
- Mettre par écrit les politiques financières, y compris les exigences relatives aux encaissements et aux décaissements, à la comptabilité et à la tenue des dossiers ainsi qu'aux rapports financiers. Ces politiques devraient être communiquées et mises en œuvre avec la prestation d'une formation adéquate, au besoin;
- Mener un examen secondaire de tous les rapprochements bancaires effectués par le séquestre-administrateur en ce qui a trait aux programmes sociaux.
- Le séquestre administrateur devrait veiller à ce que tous les décaissements soient adéquatement documentés. Les principaux contrôles financiers liés au décaissement des fonds versés par AADNC devraient inclure les exigences suivantes : les factures et les contrats originaux doivent être fournis ou accessibles pour justifier toutes les demandes de chèque; la réception de biens ou de services doit être approuvée par le responsable délégué; les demandes de chèque doivent être approuvées par les personnes autorisées seulement; et la liste des personnes autorisées à approuver les demandes de chèque, à signer les chèques et à effectuer des virements bancaires doit être tenue à jour.
SITUATION ACTUELLE
Une copie du rapport final a été envoyée au bénéficiaire.