Guide annoté de la lecture des états financiers

Réponse :

Il s'agit d'un rapport écrit qui décrit quantitativement la situation financière de votre Première Nation à l'aide de quatre catégories d'information : les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses. Puisque les Premières Nations sont des gouvernements, ces énoncés sont établis conformément aux PCGR (principes comptables généralement reconnus du secteur public.)

Première Nation ABC États financiers consolidés vérifiés Le 31 mars 2013

Énoncé de responsabilité de la direction aux fins de la préparation des rapports financiers

• La direction de la Première Nation prépare une déclaration écrite affirmant qu'elle est responsable de l'intégrité des états financiers.

Rapport du vérificateur indépendant

• Une opinion de vérificateur indépendant fournit plus de crédibilité et indique aux utilisateurs s'ils peuvent se fier aux états financiers. Les vérificateurs peuvent également inclure une « lettre à la direction » pour suggérer des améliorations à apporter aux pratiques et aux contrôles financiers.

États financiers consolidés

Il y a quatre états financiers. Chacun porte sur des éléments essentiels de la situation financière de votre collectivité des Premières Nations.

• État consolidé de la situation financière
• État consolidé des résultats
• État consolidé de l'évolution de la dette nette
• État consolidé des flux de trésorerie

Notes aux états financiers consolidés

• Les notes font partie intégrante des états financiers. Elles s'apparentent aux notes de fin de rapport avec de nombreuses références. Elles fournissent des détails supplémentaires et souvent de l'information inédite. Il est souvent nécessaire de lire les notes pour bien comprendre la situation financière de votre collectivité.

Annexes aux états financiers consolidés

• Diverses annexes complémentaires ou d'information peuvent également être jointes aux états financiers, comme l'annexe de la rémunération et des dépenses des représentants élus de la Première Nation.

Réponse :

L'énoncé indique les responsabilités de la direction et garantit aux lecteurs qu'une procédure équitable et des normes et pratiques acceptées ont été respectées pour la préparation des états financiers.

En règle générale, il indique ce qui suit.

1. Qui sont les responsables et en quoi consiste leurs responsabilités?
2. Comment ont-ils été préparés?
3. Sur quoi se base l'assurance?
4. Comment s'acquitte-t-on de ces responsabilités?
5. Quelle est la procédure qui est normalement suivie?
6. Qui a effectué la vérification et dans quelles conditions?

Réponse :

Il existe quatre types courants de rapports du vérificateur, chacun faisant état d'une situation différente constatée par le vérificateur pendant l'exécution de son travail.

Lorsqu'un vérificateur émet des réserves, il en présente les détails dans un paragraphe distinct avant le paragraphe d'opinion.

1 - Le vérificateur émet une opinion sans réserve (ou « opinion favorable » lorsque la situation et la position financières de la collectivité, ainsi que ses activités, sont fidèlement présentées dans les états financiers. Il s'agit du meilleur rapport possible.

2 - Une opinion avec réserve est très semblable à une opinion sans réserve. Les deux types de situation qui donnent lieu à une opinion avec réserve plutôt qu'à une opinion sans réserve sont :

1. un écart unique par rapport aux normes comptables canadiennes ou
2. une portée limitée. Par conséquent, le rapport est bon dans l'ensemble, mais quelques éléments doivent être corrigés ou examinés de plus près.

Une opinion avec réserve est indiquée à l'aide d'une formulation ressemblant à ce qui suit : « sous réserve de l'incidence de l'ajustement visé au paragraphe précédent, ces états financiers donnent une image fidèle… »

3 - Le vérificateur émet une opinion défavorable s'il constate que les états financiers renferment des inexactitudes importantes et que, dans l'ensemble, ils ne sont pas conformes aux normes comptables canadiennes. Il ne s'agit pas d'un bon rapport.

Une opinion défavorable est indiquée à l'aide d'une formulation ressemblant à ce qui suit : « ces états financiers ne donnent pas une image fidèle *… »

4 - Le vérificateur émet une déclaration d'abstention, aussi appelée récusation, lorsqu'il n'est pas en mesure de se former une opinion et refuse par conséquent d'en formuler une au sujet des états financiers. Les états financiers sont incomplets, et aucune opinion ne peut être formulée.

Une déclaration d'abstention est indiquée à l'aide d'une formulation ressemblant à ce qui suit : « nous ne sommes pas en mesure d'exprimer une opinion à savoir si ces états financiers donnent une image fidèle… »

Il est souhaitable, et la plupart des bailleurs de fonds l'exigent, que la collectivité prévoit une vérification sans réserve.

Réponse :

Dans le secteur privé, cet état est appelé bilan de l'entreprise.

L'état est un instantané (c.-à-d. une « photo » à deux moments déterminés, soit à la fin de l'exercice précédent et à la fin de l'exercice en cours) de la situation financière de la collectivité :

1 - Actifs financiers (combien d'argent la collectivité dispose);

• Cash and other liquid assets that can or will be turned into cash

2 - Passif (combien d'argent doit la collectivité);

• Deferred revenues and claims from creditors and other obligations that have been incurred, but not paid

3 - Actifs non financiers (comme les bâtiments ou les véhicules).

• Physical assets, property and inventories, as well as expenses that have been prepaid.

4 and 5 - Les actifs financiers nets (dette nette) et l'excédent accumulé (déficit) sont aussi d'importants indicateurs de la situation financière de la collectivité.

Une importante dette nette et un important déficit accumulé peuvent être une indication de problèmes actuels et futurs en ce qui a trait au paiement des factures, aux investissements ou à la capacité de payer pour les opérations ou les services communautaires quotidiens.

• Actifs financiers nets (dette nette) Tout ce que possède la collectivité moins tout ce qu'elle doit.
• Excédent accumulé (déficit) Voir l'État consolidé des opérations – Excédent accumulé (déficit) à la fin de l'exercice.

Réponse :

L'État consolidé des opérations (appelé dans le secteur privé État des résultats de l'entreprise) représente la différence entre les revenus (revenus) et les dépenses (dépenses ou coûts) au cours de la période, comme mesure de l'excédent (surplus) ou du déficit (montant dû) de la période.

1, 2 et 3 - Lorsque les revenus (revenus) sont supérieurs aux dépenses, le montant est positif, ce qui indique un excédent de fin d'exercice. Sinon, il y a déficit.

• Revenus : Revenus reçus de diverses sources au cours de l'exercice.
• Dépenses : Dépenses (ou frais de fonctionnement) engagées au cours de l'exercice, par fonction ou par programme majeur.
• Excédent (déficit de l'exercice) : Indique si les revenus étaient suffisants pour régler les dépenses de l'exercice.

4 - Le total accumulé de plus d'un exercice est un excédent accumulé (un montant positif qui représente les fonds qui restent après soustraction de tous les coûts) ou un déficit accumulé (un montant négatif ou le montant nécessaire pour couvrir les coûts qui ne sont pas encore réglés). Ce montant apparaît également au bas de l'État consolidé de la situation financière de votre collectivité.

• Excédent (déficit accumulé à la fin de l'exercice) : Le total accumulé de tous les excédents et déficits des années antérieures.

5 - Budget : Budget de fonctionnement autorisé au début de l'exercice.

Réponse :

1, 2 et 3 - L'État consolidé de l'évolution de la dette nette indique l'ampleur de l'excédent (ou du déficit) de l'exercice, qui représente la mesure dans laquelle les dépenses de la période (y compris les dépenses en immobilisations corporelles et les stocks de fournitures) correspondent aux revenus de la période.

• Excédant (déficit de l'exercice) : Indique si les revenus étaient suffisants pour régler les dépenses (outre les dépenses liées à des immobilisations corporelles et à des stocks de fournitures) pour l'exercice.
• Immobilisations corporelles : Variations des actifs ou des dettes (de combien nous disposons) en raison d'opérations portant sur des immobilisations corporelles. Il s'agit d'actifs non financiers de nature matérielle (p. ex. bâtiments, équipement, services d'eau et autres systèmes de services publics, etc.).
• Stock de fournitures et dépenses payées d'avance : Acquisition et utilisation de stock de fournitures et dépenses payées d'avance.

4 et 5 - L'augmentation de la dette nette signifie que davantage de revenus (revenus) seront nécessaires pour régler les opérations antérieures (dépenses).

L'État compare également les dépenses en immobilisations réelles aux dépenses en immobilisations prévues (au budget). Les écarts (différences) importants entre les budgets et les dépenses réelles (ce qui a été réellement dépensé) peuvent être un signe de problèmes qui méritent un examen plus approfondi.

• Variation des actifs financiers nets (dette) : Variations nettes des actifs financiers (dettes).
• Budget : Budget des immobilisations autorisées au début de l'exercice.

Réponse :

L'état de consolidé des flux de trésorerie résume les sources et les affectations des liquidités. Les variations sont divisées en quatre grandes catégories :

1. activités de fonctionnement – comprend le bénéfice net et les variations dans la plupart des comptes courants;
   • Il s'agit des rouages des activités quotidiennes de fonctionnement. La santé financière est généralement associée à des flux de trésorerie nets positifs ou à une situation où les revenus sont plus élevés que les dépenses.
2. activités d'investissement en immobilisations – comprend les variations des opérations d'immobilisations corporelles;
   • Bon endroit pour vérifier la santé de l'infrastructure. Investissement en capital, moins l'amortissement = investissement ou utilisation des structures existantes. À zéro, il n'y a pas d'utilisation ni de stockage d'infrastructure.
3. activités de placement – comprend les variations des activités de placement;
   • Variations des flux de trésorerie en raison des opérations liées à la gestion des investissements.
4. activités de financement – comprend les variations de la dette et des autres comptes de financement.
   • Variations des flux de trésorerie en raison des activités de financement.

Chacune de ces variations peut raconter une histoire, comme le peuvent les variations d'année en année.

Réponse :

Les notes sont importantes pour bien comprendre les états financiers. Elles fournissent des renseignements complémentaires importants au-delà des chiffres présentés dans les états.

Les notes expliquent à tout le moins les méthodes comptables utilisées. Dans la plupart des cas, les notes en disent beaucoup plus et doivent être examinées avec soin.

Certaines notes sont incluses lorsque les conditions le justifient (p. ex. détails sur les échéances des dettes, obligations en vertu de contrats de location-acquisition, opérations entre apparentés, etc.).

Enfin, certaines notes sont incluses parce que la direction estime qu'elles fournissent des indications utiles sur les perspectives économiques de la collectivité (p. ex. résumé des principaux ratios, faits saillants financiers, etc.).

Réponse :

Le projet de loi, qui a reçu la sanction royale le 27 mars 2013, établit un fondement législatif pour la préparation et la divulgation des états financiers consolidés des Premières Nations et la divulgation des rémunérations, y compris les salaires et les dépenses accordés par les Premières Nations ou toute entité qu'elles contrôlent à leurs dirigeants élus. Il exige que la Première Nation publie sur Internet dans les 120 jours suivant la fin de l'exercice (ou fournisse sur demande à un membre) les éléments suivants :

1. ses états financiers consolidés vérifiés;
2. l'annexe des rémunérations et des dépenses de ses dirigeants élus;
3. le rapport du vérificateur concernant les états financiers consolidés;
4. le rapport du vérificateur concernant l'annexe des rémunérations.

Disponible sur Internet ou sur demande au plus tard 120 jours après la fin de l'exercice de votre Première Nation (au plus tard le 1er juillet de l'année).

Réponse :

Non. Les états financiers ne sont qu'une source d'information sur le rendement de votre collectivité au cours du dernier exercice. D'autres renseignements sur le rendement – financier et non financier – sont également disponibles. Le budget annuel de votre collectivité et le Rapport annuel sont deux autres sources d'information utiles sur le rendement.

Réponse :

Tout d'abord, n'oubliez pas que les états financiers ne présentent que des chiffres ou des renseignements considérés utiles et importants pour le lecteur. Par conséquent, tout n'y est pas présenté.

Examinez le rapport du vérificateur. Il devrait être sans réserve.

Soyez à l'affût d'éléments inhabituels dans l'État de la situation financière. Lisez les notes associées : on y retrouve souvent de l'information importante. Examinez la section sur les actifs afin de comprendre la situation.

Examinez le résumé des revenus et des dépenses dans l'État des opérations. Cherchez les éléments qui vous surprennent et posez des questions sur ce que vous trouvez.

Les flux de trésorerie : cherchez les passifs cachés. Examinez les flux de trésorerie ainsi que la façon dont la Première Nation entretient les infrastructures.

En fin de compte, les rapports financiers sont plus que de simples chiffres. Ces chiffres sont liés aux plans de travail, c'est-à-dire ce que le Conseil s'est engagé à faire pour vous au cours de l'exercice. Assurez-vous que, même si le budget a été respecté, l'argent dépensé a été utilisé aux fins auxquelles il était destiné. Beaucoup de ces détails seront dans les notes; certains seront dans les annexes, comme l'annexe des rémunérations et des dépenses. Enfin et surtout, posez des questions, réagissez à ce que vous trouvez, apprenez et enseignez aux autres.

Réponse :

Les états financiers de votre collectivité vous présentent :

1. État consolidé de la situation financière
   un compte rendu global de la nature et de l'étendue des activités et des ressources financières dont elle est responsable, y compris celles qui ont trait aux activités de ses agences et entreprises;
2. État consolidé des opérations
   information sur la différence entre les revenus et les dépenses pour la période visée.
3. État consolidé de l'évolution de la dette nette
   des renseignements montrant l'évolution de sa situation financière au cours de la période comptable;
4. État consolidé des flux de trésorerie
   information sur les sources et l'utilisation des fonds pour la période visée.

Ces différents objectifs liés aux rapports à produire exigent la préparation de quatre états financiers.

Réponse :

Les états financiers de votre collectivité vous communiquent cinq messages clés sur la santé financière de votre collectivité.

1 et 2 - État consolidé de la situation financière

• La dette nette (actifs financiers nets) est le montant qui reste après que tous les passifs ont été déduits du total des actifs financiers. La dette nette indique le montant des revenus futurs nécessaires pour régler les opérations antérieures.
• L'actif net, aussi appelé excédent accumulé (déficit accumulé), indique la capacité de la collectivité à offrir des services aux membres dans l'avenir.

3 - État consolidé des opérations

• Montre si les revenus ont surpassé les dépenses (surplus ou déficit) pour l'exercice ainsi que les dettes ou les surplus totaux de la collectivité en comptant les exercices précédents.

4 - État consolidé de l'évolution de la dette nette

• Montre s'il existe un écart important entre le budget de départ de la collectivité et les dépenses réelles.

5 - État consolidé des flux de trésorerie

• L'information sur le flux de trésorerie fournie dans l'État des flux de trésorerie montre le changement, du début à la fin de l'exercice, dans le montant de trésorerie détenu.

Réponse :

Par exemple, l'État de la situation financière est un instantané de la situation financière des collectivités. Il montre l'état financier à un moment donné, généralement au début et à la fin de l'exercice.

Il doit être accompagné d'autres comptes qui fournissent une perspective utile sur l'évolution de la situation financière sur une période donnée. Il s'agit du rôle des autres principaux états financiers : présenter des résumés de l'évolution entre les deux instantanés.

Réponse :

Les états financiers sont préparés par la direction de votre collectivité en se basant sur les reçus, les factures et d'autres documents liés à chaque opération financière.

Réponse :

« Tenez une assemblée générale annuelle et communiquez les états financiers vérifiés aux membres. »

Cinq étapes sont franchies. La direction ainsi que le chef et le Conseil :

1. embauchent un vérificateur indépendant et professionnel pour examiner les états financiers et fournir une opinion de vérificateur;
2. examinent l'ébauche des états financiers vérifiés de fin d'exercice, puis approuvent les états financiers ajustés et vérifiés de fin d'exercice;
3. soumettent au bailleur de fonds (y compris AADNC) les états financiers de fin d'exercice, le cas échéant;
4. organisent une assemblée générale annuelle et mettent le rapport de vérification à la disposition des membres;
5. examinent la lettre à la direction des vérificateurs et planifient la mise en œuvre des améliorations proposées des contrôles internes.

Réponse :

Les lettres à la direction sont des addendas au Rapport du vérificateur qui s'adresse à la direction et au Conseil de la Première Nation. Les normes comptables exigent que le vérificateur communique les points faibles importants des contrôles internes qui ont été relevés dans le cadre de la vérification des états financiers. Ces points faibles peuvent être liés :

1. à l'enregistrement;
2. aux contrôles;
3. à l'autorisation.

L'information et les recommandations contenues dans les lettres à la direction sont des outils de gestion précieux pour la direction et le Conseil qui permettent de renforcer la gestion financière et les contrôles.

Réponse :

Examinez l'État consolidé de la situation financière.

Pour le savoir, examinez les actifs financiers nets (dette nette) (1). Si ce montant est positif, la trésorerie devrait être suffisante pour régler les factures. S'il est négatif, la collectivité pourrait avoir des difficultés à régler ses factures à temps.

1. Actifs financiers nets (dette nette) Actifs financiers – passif.

Réponse :

Le personnel administratif de votre collectivité devrait être en mesure d'expliquer les différences entre les dépenses prévues (le budget) et les montants réels qui figurent sur l'État consolidé des opérations. De petites différences ne sont pas inhabituelles, mais il est bon de poser des questions sur les plus grands écarts.

Il est également souhaitable de poser des questions sur les changements importants dans une catégorie de revenus ou de dépenses d'une année à l'autre. Le personnel administratif devrait également être en mesure d'expliquer ces changements.

1. Budget de l'exercice en cours Indique les montants des revenus et des dépenses réellement engagés pour l'exercice en cours.
2. Dépenses réelles de l'exercice précédent Indique les montants des revenus et des dépenses réellement engagés au cours de l'exercice précédent.
3. Dépenses réelles de l'exercice précédent Indique les montants des revenus et des dépenses réellement engagées au cours de l'exercice précédent.

Réponse :

Il y a trois endroits où vous pouvez vous faire une bonne idée des ressources et du montant que votre Première Nation consacre à l'administration.

1. Premièrement, l'État consolidé des opérations est une source de chiffres consolidés (voir l'explication des points 1 et 2) et permet de vérifier s'il y a des écarts importants d'une année à l'autre. Les totaux (par rapport aux autres dépenses) des écarts importants peuvent être une source de questions à poser aux administrateurs de la Première Nation.
   • Administration de la bande Indique comment votre collectivité paie pour gérer le gouvernement de la Première Nation, y compris la rémunération et les dépenses versées aux élus.
2. Deuxièmement, les annexes jointes aux états financiers, par exemple l'Annexe des rémunérations et des dépenses, vous fournissent plus de détails sur comment et pourquoi le gouvernement de la Première Nation dépense.
   • Frais d'administration et services techniques Indique les dépenses administratives additionnelles que votre collectivité engage dans le cadre de ses activités.
3. Troisièmement, les notes complémentaires aux états financiers peuvent contenir des renseignements précis sur les frais d'administration que vous souhaiterez peut-être examiner et approfondir avec les administrateurs de la Première Nation.

Réponse :

En vertu du projet de loi C-27, la Loi sur la transparence financière des Premières Nations, une annexe distincte des rémunérations et des dépenses qui décrit les rémunérations (salaires, traitements, commissions, bonis, droits, honoraires, dividendes et dépenses, y compris les frais de transport, d'hébergement, de repas et d'accueil, et les dépenses accessoires) versées par la Première Nation et les entités contrôlées par la Première Nation à son chef et à chacun de ses conseillers, que ce soit en qualité de chef ou de conseiller ou à titre personnel.

À partir de la publication des états de l'exercice 2013-2014, vous devriez être en mesure de trouver cette information en examinant l'Annexe des rémunérations et des dépenses, qui doit être jointe aux états financiers consolidés vérifiés de votre collectivité.

Réponse :

Les gouvernements utilisent la comptabilité par fonds pour accroître la responsabilisation des fonds qui sont destinés à des utilisations particulières ou limitées.

Les fonds en fiducie proviennent des fonds des Premières Nations et sont tirés de diverses sources associées aux terres et aux ressources naturelle, aux activités liées au pétrole et au gaz, aux fonds de règlement et aux amendes.

Les Premières Nations reçoivent de plus en plus de sommes d'argent substantielles qui leur sont dues au titre de droits fonciers issus de traités, de conventions de règlement, d'ententes d'indemnisation et du règlement de revendications particulières. Elles offrent des possibilités économiques importantes pour votre collectivité. Ces fonds sont conservés en fiducie pour le compte de chaque Première Nation par le gouvernement du Canada. Leur gestion est principalement régie par les articles 63 à 69 de la Loi sur les Indiens. Toute utilisation de ces fonds doit être approuvée par les membres de la Première Nation et par AADNC.

Réponse :

Les immobilisations corporelles (IC) sont des actifs non financiers qui ont une existence matérielle et :

• qui sont destinés à être utilisés pour la production et la fourniture de biens à être donnés en location à des tiers, pour la prestation de services ou pour l'administration, ou bien à servir au développement, à la construction, à l'entretien ou à la réparation d'autres immobilisations corporelles;
• dont la durée économique s'étend au-delà d'un exercice;
• qui sont destinés à être utilisés de façon durable;
• qui ne sont pas destinés à être vendus dans le cours normal des activités.

Les IC comprennent les bâtiments, l'équipement, les terres achetées, le service d'eau et d'autres systèmes de services publics. Elles constituent une grande partie du potentiel de votre collectivité. Elles doivent donc être gérées et comptabilisées.

Réponse :

Votre Première Nation offre une gamme de services à ses membres. Aux fins des rapports de gestion, les opérations et les activités sont généralement classées et présentées sous une certaine forme de segmentation par secteur d'activité, par fonction, par ministère fournissant les services ou selon un autre principe d'organisation.

Pour chaque segment faisant l'objet d'un rapport distinct (p. ex. les services sociaux, l'éducation, le gouvernement de la Première Nation, le logement, etc.), les revenus et les dépenses sectorielles représentent à la fois les montants directement attribuables au secteur et les montants alloués de façon raisonnable.

L'information sectorielle vous donne une bonne idée de la durabilité et de la solidité des principaux services offerts à vous et aux membres de votre famille, et de la mesure dans laquelle les montants prévus au budget correspondent aux dépenses réelles.