Lettre de recommandation - Première Nation innue de Sheshatshiu

Chef Andrew Penashue
Première Nation innue de Sheshatshiu
C.P. 160
SHESHATSHIU TN A0P 1M0

Réf. : Résultats et suivi de la vérification du bénéficiaire en 2012-2013

Monsieur,

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a procédé à la vérification d'un certain nombre de bénéficiaires pendant l'exercice 2012-2013, y compris la vérification de Première Nation innue de Sheshatshiu. Vous trouverez ci-joint le rapport de vérification complet et un sommaire de celui-ci. Ce dernier, ainsi que la présente lettre, seront affichés sur le site Web du Ministère au cours des prochaines semaines. Vous disposez de 30 jours pour me faire parvenir une réponse à la vérification, si vous le désirez. Votre réponse sera aussi publiée sur le site Web.

La vérification n'a repéré aucun montant à recouvrer. Le rapport de vérification contient les recommandations suivantes, auxquelles nous vous conseillons ainsi qu'à votre organisation de donner suite :

• Il est recommandé que le bénéficiaire établisse des politiques et procédures concernant des éléments tels que les règlements de la bande, la procédure de règlement des griefs et des différends pour les membres de la bande, le code d'éthique et les lignes directrices relatives aux conflits d'intérêts à l'intention du chef et du conseil, la procédure électorale, ainsi que la procédure officielle permettant aux membres de la bande de prendre part aux décisions de la communauté. De plus, des politiques officielles devraient être consignées par écrit en ce qui concerne des programmes comme les travaux publics, dont la salubrité de l'eau et les eaux usées, les refuges et les centres d'hébergement d'urgence. Ces politiques devraient être soumises à l'approbation du conseil.
• Il est recommandé que le bénéficiaire dresse des plans de travail internes détaillés pour chaque secteur de programme démontrant les activités par projet, les échéanciers, et les personnes responsables. Nous recommandons que ces plans de travail internes soient approuvés par le conseil de bande et qu'ils soient utilisés pour assurer un suivi et apporter des correctifs de performances au courant de l'année.
• Il est recommandé que le bénéficiaire établisse un guide officiel complet des finances et de l'administration et que ce guide soit soumis à l'approbation du conseil.
• Il est recommandé que le guide des finances et de l'administration documente la politique du bénéficiaire relative à l'approbation des dépenses. La politique devrait indiquer quelles personnes sont autorisées à approuver les dépenses, la nature des dépenses (p. ex. dépenses de fonctionnement, contrats avec des tiers, augmentations de salaire, heures supplémentaires) et le montant maximum des dépenses que la personne peut approuver, ainsi que la délégation de pouvoirs voulue quand la personne est absente. Nous recommandons que le chef et le conseil approuvent ce tableau des pouvoirs d'approbation.
• Il est recommandé que le bénéficiaire mette en place un cadre de gouvernance qui précise tous les documents qu'il devrait posséder, puis qu'il dresse la liste de ces rapports. Ces rapports devraient être conservés dans un lieu central contrôlé, et leur contenu et leur emplacement devraient être communiqués au chef et au conseil ainsi qu'au personnel et aux membres de la bande, comme il convient, de sorte qu'il soit possible de consulter ces documents dans le cadre de la conduite des affaires de la bande.
• Il est recommandé que le bénéficiaire veille au respect de sa politique relative aux appels d'offres, et que les soumissions reçues soient conservées dans les dossiers pour des raisons de transparence et aux fins de vérification. Dans les cas où des travaux sont confiés à un fournisseur unique, la justification doit être consignée au dossier.
• Il est recommandé que les gestionnaires de programme documentent leur autorisation de payer sur toutes les factures liées à leur programme. Les gestionnaires de programme ont tous les pouvoirs en ce qui concerne leur budget. Ils doivent donc documenter leur autorisation de payer pour confirmer réception des biens et des services avant que les factures soient transmises aux services financiers pour être acquittées.
• Il est recommandé que le bénéficiaire veille à ce que Innu Project Management Ltd. présente des feuilles de temps indiquant le détail des services exécutés chaque jour avant approbation du paiement des heures facturées.
• Il est recommandé que la bande prépare une évaluation annuelle du rendement des employés et garde à leur dossier.
• Il est recommandé que la bande applique une approche uniforme à l'égard de l'autorisation d'augmentations de salaire (p. ex. lettre officielle à l'employé). Ces lettres doivent être gardées aux dossiers du personnel.
• Il est recommandé que la bande poursuive le travail entrepris en vue d'établir une grille salariale officielle par type de poste. Il faudrait soumettre cette grille à l'approbation du chef et du conseil.
• Il est recommandé que la bande applique la politique sur les heures supplémentaires décrite dans le guide des politiques du personnel ou qu'elle fasse modifier la politique par le chef et le conseil. Remarque : Après la visite sur place, une politique, également datée d'octobre 2010, a été présentée selon laquelle les heures supplémentaires doivent être payées en argent si elles ne sont pas prises sous forme de congés dans les 60 jours.
• Il est recommandé que la fonction de gestion des données permanentes sur la paye soit séparée du traitement des opérations de paye. Soit les Ressources humaines devraient se charger de la tenue des données permanentes sur la paye, ou quelqu'un aux services financiers, qui n'est pas autorisé à traiter les opérations de paye, devrait s'occuper des entrées en fonction ou des changements de taux de rémunération.
• La responsabilité de recevoir les chèques devrait comprendre l'établissement d'une liste des chèques. Il est recommandé que cette liste soit produite par une personne n'ayant pas accès au logiciel de comptabilité. Lorsque la personne qui dépose les fonds revient de la banque, il faudrait comparer la liste des chèques au montant déposé et certifier celui-ci.
• Il est recommandé que la personne qui effectue le rapprochement bancaire signe et date celui-ci. De plus, le dirigeant principal des finances devrait signer et dater le rapprochement après l'avoir vérifié.
• Il est recommandé que la bande consigne la TVH comprise dans une allocation de déplacement ou sur des reçus d'essence en tant que montant remboursable par l'Agence du revenu du Canada. Il faudrait former et encadrer le personnel pour s'assurer que cette procédure est exécutée correctement et systématiquement.        
• Il est recommandé que le bénéficiaire tienne ses livres de manière à faciliter le rapprochement entre les grands livres généraux, les ententes de financement et le tableau des revenus et des dépenses. Plus précisément, le bénéficiaire devrait veiller à ce qu'un grand livre général soit créé pour chaque entente et envisager la possibilité de tenir un grand livre général pour chaque programme financé par AADNC et de tenir des comptes parallèles distincts au sein du grand livre général pour chaque bailleur de fonds. Aux termes du point 4.3 de l'entente de 2011-2012, le bénéficiaire doit tenir des comptes pour chaque programme, service et activité pour lesquels il reçoit un financement.
• Il est recommandé que le bénéficiaire veille à ce que tous les rapports exigés soient envoyés à AADNC dans les délais prescrits.

Je vous prie de communiquer avec votre représentant local d'AADNC pour discuter de vos questions ou préoccupations.

Veuillez agréer, monsieur, mes salutations les meilleures,

Susan MacGowan, CMA
Dirigeante principale des finances

c.c. Ian Gray, Directeur général régional
Ron Hallman, SMA principal, Opérations régionales
Brahim Achtoutal, Dirigeant principal intérimaire de la vérification et de l'évaluation
Melinda Baikie, Première Nation innue de Sheshatshiu
Samson & associés