Rapport sur la vérification du bénéficiaire - Service autochtone de counselling de l'Alberta (SACA)
Nom : Service autochtone de counselling de l'Alberta (non disponible en français)
Lieu : Alberta
État des manquements au moment de la vérification : aucun manquement (2011-2012)
État actuel des manquements : aucun manquement (2012-2013)
Période visée par la vérification : du 1er avril 2010 au 31 mars 2012
Montant du financement accordé par AADNC visé par la vérification : 491 000 $
CONTEXTE
Le 9 août 2010 et le 29 septembre 2011, Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a signé deux ententes de contribution d'un an avec le Service autochtone de counselling de l'Alberta (SACA) pour offrir des activités dans le cadre du Programme d'information publique et de défense des intérêts. Le financement total pour les ententes par année, y compris les modifications, s'élève à 240 000 $ en 2010-2011 et à 251 000 $ en 2011-2012. Cette vérification a été choisie comme vérification conjointe avec Santé Canada et a été menée par Spearhead Management Canada ltée à l'hiver 2013.
La vérification a porté sur le respect des modalités financières et non financières des ententes, l'efficience et l'efficacité du cadre de gestion financière soutenant le programme et la capacité de l'organisation à offrir les programmes et les services énoncés dans les ententes.
CONSTATATIONS
Le vérificateur a examiné suffisamment de preuves pour soutenir ses conclusions. Le bénéficiaire a respecté les modalités des ententes, à quelques exceptions près mentionnées dans le rapport. Le bénéficiaire dispose d'un solide cadre financier pour administrer le programme, et le personnel affecté à la prestation est compétent.
D'un point de vue financier, le vérificateur a pu déterminer que le bénéficiaire a largement respecté les modalités des ententes et que la plupart des fonds ont été utilisés aux fins prévues. Un montant à recouvrer de 11 611 $ du financement d'AADNC a été déterminé pour l'exercice 2010-2011 en raison de dépenses non admissibles.
Administration des programmes
Le Service autochtone de counselling de l'Alberta est un organisme sans but lucratif dirigé par un conseil d'administration qui est composé de sept membres. Les membres du conseil sont nommés pour une durée indéterminée, sur recommandation des autres membres du conseil d'administration et du président-directeur général (PDG). Jusqu'en 2012, le conseil ne faisait des recommandations que sur les politiques, et laissait la gestion opérationnelle de l'organisation au soin du PDG. Le conseil joue maintenant un rôle opérationnel plus actif en évaluant les résultats des vérifications des états financiers. Ce changement a été mis en œuvre pour promouvoir la responsabilisation au niveau du conseil. Le conseil se réunit trimestriellement et des procès-verbaux de décisions prises par le conseil d'administration sont dressés à l'issue des réunions.
Le programme du SACA financé par AADNC fait la promotion de la Journée nationale de la guérison et de la réconciliation. Le programme est géré par le directeur de campagne, qui relève du directeur des opérations.
Le directeur de campagne prépare le plan de travail annuel qui décrit les activités qui seront menées et les résultats attendus dans le cadre du programme. Les budgets sont joints à leurs plans de travail.
Le SACA a créé un manuel portant sur les lignes directrices administratives comme le code d'éthique, les services à la clientèle, la gestion des données, l'ergothérapie et la sécurité au travail, les modalités d'emploi et les programmes de financement, d'assurance de la qualité et de services sociaux.
Le budget est préparé par le directeur des finances et le gestionnaire des contrats et des budgets et comprend des lignes budgétaires qui correspondent au budget incorporé dans les ententes. Le suivi budgétaire est effectué par le directeur des finances et le PDG sur une base trimestrielle et en février de chaque année pour s'assurer que les fonds sont utilisés.
Gestion financière
Le plan comptable du SACA reflète les divers programmes offerts par le SACA et soutient la préparation des rapports financiers. Grâce à l'examen d'un échantillon de transactions, le vérificateur a constaté que les dépenses sont correctement codées en fonction du programme et que la réaffectation des dépenses en fin d'année est minime.
Le SACA ne garde aucune trace des fonds disponibles par programme et peut, parfois, utiliser des fonds provenant d'autres programmes pour couvrir le remboursement de dépenses non admissibles au titre de ce type de financement.
Des rapprochements bancaires sont effectués chaque mois par le commis aux comptes clients et sont approuvés par le directeur des finances.
Les revenus étaient correctement comptabilisés dans le système de comptabilité.
Les dossiers financiers et les documents justificatifs sont conservés par la section des finances. L'information nécessaire pour appuyer l'échantillon des transactions vérifiées a été rassemblée par le personnel du SACA et toute demande d'information supplémentaire a été rapidement traitée.
Système de rapports de gestion
Les rapports exigés en vertu des modalités des ententes sont soumis à temps et contiennent l'information requise.
Le SACA a retenu les services d'un vérificateur externe pour examiner les états financiers annuels. Aucun problème n'a été constaté.
RECOMMANDATIONS
- Il est recommandé que le directeur de campagne surveille le budget en temps opportun pour promouvoir la responsabilisation au niveau de la prestation.
- Il est recommandé que le directeur des finances effectue le suivi des fonds par programme afin de s'assurer que les fonds sont disponibles en temps opportun pour payer les dépenses liées aux programmes pour lesquels ils ont été obtenus.
- Il est recommandé que la SACA s'assure que seules les dépenses admissibles en vertu des modalités des ententes sont imputées au programme financé par AADNC.
SITUATION ACTUELLE
Un exemplaire du rapport final a été envoyé au bénéficiaire.