Rapport sur la vérification du bénéficiaire - Première Nation de Webequie

CONTEXTE

Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) a choisi la Première Nation de Webequie, en Ontario, pour faire l'objet d'une vérification de bénéficiaire en 2012-2013 en raison de son résultat de l'évaluation des risques 2011-2012 et d'autres facteurs de risque.

La vérification visait à donner l'assurance que la Première Nation de Webequie utilisait aux fins prévues les fonds versés par AADNC, d'une façon conforme aux modalités des ententes de financement.

La firme de vérification indépendante Deloitte et Touche LLP a été chargée de mener la vérification. La vérification a eu lieu à l'hiver 2013.

CONSTATATIONS

La vérification a permis de constater que toutes les dépenses déclarées par la Première Nation de Webequie ont été engagées, à tous égards importants, conformément aux modalités de l'entente de financement entre AADNC et la Première Nation de Webequie.

ADMISSIBILITÉ DES DÉPENSES

Des documents justificatifs appropriés ont été fournis pour toutes les transactions examinées, et aucune inexactitude n'a été détectée.

La conception et la mise en œuvre de contrôles clés relatifs aux dépenses salariales, aux dépenses de fonctionnement et aux processus opérationnels ont été examinées. Il n'y avait aucune preuve de la tenue d'un examen des dépenses avant leur approbation; plus précisément, les rapports de dépenses n'étaient pas toujours initialés par le superviseur comme preuve de la révision et de l'approbation. Cela augmente le risque que des dépenses inexactes soient enregistrées et éventuellement payées à des tiers.

Les rapports de paie ne sont pas révisés avant le paiement. Cela augmente le risque de dépenses salariales inexactes.

GOUVERNANCE

Le financement axé sur le développement des capacités de la Première Nation de Webequie par AADNC a été approuvé pour l'élaboration d'un plan stratégique de gouvernance quinquennal. L'outil ministériel de planification de la capacité de gouvernance d'AADNC a été utilisé pour guider le processus de planification. Le plan stratégique de gouvernance de la Première Nation de Webequie a été finalisé et approuvé par le chef et le conseil en mars 2012. La Première Nation est en train de mettre en œuvre cinq des dix fonctions de gouvernance.

La surveillance des activités du programme a lieu au cours des réunions du chef et du conseil, mais aucun procès-verbal n'est dressé. Le chef et le conseil communiquent plutôt les décisions directement à chaque gestionnaire de programme. Le chef et le conseil contribuent à assurer la transparence en rendant les résolutions du conseil de bande disponibles à tous les membres de la bande.

Au moment de la vérification du bénéficiaire, le conseil scolaire était le seul programme à avoir élaboré des rôles et des responsabilités pour la direction et le personnel du programme. Les modalités ont été élaborées, approuvées et mis en œuvre. Ils ont démontré à l'aide de procès-verbaux que les initiatives des programmes sont révisées et approuvées pour atteindre les objectifs de financement en matière d'éducation.

La vérification a permis de constater que la Première Nation de Webequie élabore actuellement un projet de Code d'administration qui décrit les rôles et responsabilités en matière de gouvernance à un niveau élevé pour les membres, le chef et le conseil, ainsi que le personnel administratif et de gestion. Le Code administratif n'a pas encore été approuvé.

PROCESSUS D'ÉTABLISSEMENT DU BUDGET

Le Plan de redressement des ententes de financement stipule que le bénéficiaire doit élaborer des budgets de programme et/ou de fonctionnement. Le bénéficiaire devrait disposer de contrôles financiers et administratifs internes adéquats.

La vérification a permis de constater que le processus de planification budgétaire démontre que les gestionnaires de programme sont chargés d'établir les priorités budgétaires pour chaque exercice. Les budgets sont préparés en fonction des besoins déterminés grâce au programme et au processus de planification opérationnelle, puis sont révisés et approuvés par le chef et le conseil. Au moment de la vérification, la politique financière du bénéficiaire était toujours à l'état d'ébauche, et ce processus n'avait donc pas été mis en œuvre.

Il a été noté que la Première Nation de Webequie n'a élaboré de budget de fonctionnement que pour le conseil scolaire; aucun budget n'a été établi pour les autres programmes.

SYSTÈMES FINANCIERS CENTRALISÉS

La Première Nation de Webequie utilisait auparavant des applications logicielles de comptabilité différentes pour chaque programme financé. Il était donc difficile de vérifier l'ensemble des états financiers de la Première Nation de Webequie et de fournir une assurance à leur égard. Le conseiller nommé par le bénéficiaire a mis en place le même logiciel de comptabilité pour tous les programmes afin de faciliter la gestion des données.

La vérification a révélé que, bien que la même application de comptabilité financière soit maintenant utilisée pour tous les programmes financés, les données financières ne sont pas partagées entre les différentes versions de l'application et chaque programme a son propre grand livre général, ce qui peut s'avérer inefficace pour l'enregistrement de frais généraux d'administration.

L'intention d'acheter un serveur pour permettre le regroupement des applications des programmes financés a également été notée. De plus, il a été mentionné que les données conservées seraient sauvegardées à distance afin d'atténuer les risques liés à leur stockage. Au moment de la vérification, le bénéficiaire n'avait pas encore acheté le serveur.

POLITIQUES

Certaines politiques et certains codes étaient en cours d'élaboration pour améliorer la capacité, en consultation avec le chef et le conseil, ainsi que les gestionnaires de programme. Les ébauches des politiques et des codes suivants ont été élaborées :

• ressources humaines;
• politique financière;
• code financier;
• code électoral;
• code administratif.

Au moment de la vérification du bénéficiaire, ces politiques et ces codes étaient encore à l'état d'ébauche et n'avaient pas encore été approuvés par le chef et le conseil. Ils étaient examinés par un cabinet d'avocats afin de déterminer les problèmes juridiques pouvant en découler.

RECOMMANDATIONS

• Il est recommandé que le bénéficiaire documente les décisions prises par le chef et le conseil.
• Il est recommandé que tous les rapports soumis par les employés soient révisés par un superviseur au sein de la Première Nation de Webequie. Le superviseur devrait apposer ses initiales sur les rapports de dépenses comme preuve de révision pour démontrer qu'il y a eu une révision du rapport.
• Il est recommandé que la masse salariale soit examinée et approuvée par l'agent des finances ou le chef avant le paiement pour s'assurer que les dépenses salariales sont exactes et valides. L'agent des finances ou le chef devraient apposer ses initiales sur les rapports de paie comme preuve de révision pour démontrer qu'il y a eu une révision du rapport de paie.
• Il est recommandé que la Première Nation de Webequie poursuivre la mise en œuvre des fonctions de gouvernance qui figurent dans le plan stratégique de gouvernance.
• Il est recommandé que la Première Nation de Webequie approuve et mette en œuvre son Code administratif pour définir clairement les rôles et les responsabilités du chef et du conseil, ainsi que du personnel administratif et de gestion.
• Il est recommandé que le chef et le conseil élaborent et mettent en œuvre un budget pour tous les programmes qui correspond aux modalités financières des ententes de financement. La Première Nation de Webequie devrait, de façon périodique, procéder également à l'analyse des écarts entre les dépenses réelles et le budget et s'assurer que les écarts importants sont documentés par les gestionnaires de programme.
• Il est recommandé que la Première Nation de Webequie intègre les grands livres généraux de tous les programmes en utilisant une seule application de comptabilité.
• Il est recommandé que la Première Nation de Webequie sauvegarde régulièrement son information financière et conserve l'information hors site.
• Il est recommandé que la Première Nation de Webequie finalise, approuve et mette en œuvre des politiques et des codes administratifs et financiers afin de renforcer ses contrôles financiers.

SITUATION ACTUELLE

Une copie du rapport final a été envoyé au bénéficiaire.