Points de référence pour l'élaboration des politiques et des codes de gestion financière et des ressources humaines afin de faciliter l'évaluation des demandes de financement

Étape 1 : Collecte d'information et recherche

Préparation du projet et consultation initiale avec les dirigeants de l'organisme et de la collectivité et le personnel principal; de même que la recherche.

1. Préparation du projet, approche et plan de travail, organisation des réunions, élaboration des questionnaires et des outils de recherche.
2. Activités de consultation :
   • Réunions publiques
   • Séances d'information
3. Activités de recherche :
   • Examen des politiques, codes, pratiques déjà en vigueur
   • Discussions avec le comité directeur, le groupe de référence (p. ex., le conseil d'administration, les comités du conseil)
   • Experts (p. ex., les vérificateurs externes)

2,5 - 5 jours

Cette étape peut comprendre un certain nombre de tâches visant à faire le travail préliminaire pour l'élaboration des politiques. Le nombre estimatif de jours tient compte d'un certain nombre de facteurs, notamment :

• La complexité de l'organisation - un temps de préparation plus long (approche de la tâche, étendue de la recherche) peut être nécessaire dans le cas d'un grand organisme.
• La mesure dans laquelle les pratiques établies peuvent être reprises dans la politique.
• L'ampleur de la consultation nécessaire auprès de l'organisme ou de la collectivité pour comprendre les besoins, les pratiques et les attentes qui doivent être prises en compte dans la politique.
• La nécessité de recherches et de consultations détaillées pour éclairer l'élaboration de la politique.
• L'éloignement de la collectivité dans les cas où, vu la distance qui la sépare du bureau de l'expert-conseil, il faut verser une indemnité pour le temps de déplacement.
• Comme il ne serait pas nécessaire de tenir des réunions publiques d'une journée entière, elles pourraient coïncider avec d'autres activités de la bande.

De façon générale, l'extrémité supérieure de l'intervalle de variation pourrait s'appliquer dans les cas suivants :

• Les grands organismes pour lesquels, étant donné la complexité ou les exigences organisationnelles, les experts-conseils pourraient avoir besoin de plus de temps pour la consultation et la recherche.
• L'éloignement de la collectivité dans les cas où, étant donné la distance qui la sépare du bureau de l'expert-conseil, il faudra verser une indemnité pour le temps de déplacement.

Étape 2 : Rédaction d'un projet de politique

1. Politique de gestion financière
   • Partie 1 – Définitions
   • Partie 2 – Rôles et responsabilités
   • Partie 3 – Planification et établissement du budget
   • Partie 4 – Gestion financière
   • Partie 5 – Information financière
   • Partie 6 – Procédures
   • Partie 7 – Administration
   • Partie 8 – Achat et gestion du matériel
   • Partie 9 – Immobilisations
   • Partie 10 – Variables

13 - 19 jours

Le point de référence proposé comprend du temps pour les travaux suivants :

• Recherches détaillées sur divers aspects pouvant avoir un effet sur l'élaboration d'une politique ou de ses éléments et sur le caractère pratique de la démarche proposée pour la politique (p. ex., dans quelle mesure les pratiques actuelles doivent être modifiées pour être conformes aux pratiques reconnues de gestion financière). Ce travail peut être un suivi des recherches entreprises à l'étape 1.
• Discussions avec les membres du personnel et le comité directeur au besoin pour obtenir leurs commentaires sur la démarche proposée pour la politique.
• Rédaction de la politique.

De façon générale, l'extrémité supérieure de l'intervalle de variation pourrait s'appliquer dans les cas suivants :

• Les grands organismes où, étant donné la complexité ou les exigences organisationnelles, les experts-conseils pourraient avoir besoin de plus de temps pour la consultation et la recherche, ainsi que pour l'élaboration d'éléments de politique détaillés afin de répondre à des besoins de l'organisation (p. ex., rôles et responsabilités, processus de planification et d'établissement du budget, processus de production de rapports et de suivi; dans quelle mesure divers détails de procédures sont inclus dans le document de politique; etc.)

2. Politique de gestion des ressources humaines
   • Partie 1 - Définitions
   • Partie 2 – Rôles et responsabilités
   • Partie 3 – Normes de conduite
   • Partie 4 – Pratiques d'emploi
   • Partie 5 – Cessation d'emploi
   • Partie 6 – Heures de travail et congés
   • Partie 7 – Rémunération et administration des employés
   • Partie 8 – Avantages sociaux
   • Partie 9 – Milieu de travail
   • Partie 10 – Variables

13 - 15 jours

Le point de référence proposé prévoit du temps pour les éléments suivants :

• Recherches détaillées sur divers aspects pouvant avoir un effet sur l'élaboration d'une politique ou de ses éléments et sur le caractère pratique de la démarche proposée pour la politique (p. ex., dans quelle mesure les pratiques actuelles doivent être modifiées pour être conformes aux pratiques reconnues de gestion des ressources humaines). Il peut s'agir d'un suivi des recherches entreprises à l'étape 1.
• Discussions avec les membres du personnel et le comité directeur au besoin pour obtenir leurs commentaires sur la démarche de politique proposée.
• Rédaction de la politique.

De façon générale, l'extrémité supérieure de l'intervalle de variation pourrait s'appliquer dans les cas suivants :

• Les grands organismes où, étant donné la complexité ou les exigences organisationnelles, les experts-conseils pourraient avoir besoin de plus de temps pour la consultation et la recherche, ainsi que pour l'élaboration d'éléments de politique détaillés afin de répondre à des besoins de l'organisation (p. ex., rôles et responsabilités, processus de planification et d'établissement du budget, processus de production de rapports et de suivi; dans quelle mesure divers détails de procédures sont inclus dans le document de politique; etc.)

Étape 3 : Consultation de l'organisme ou de la collectivité sur le projet de politique

Activités de consultation :

• Réunions avec les dirigeants de l'organisme ou de la collectivité (consultations élargies préalables et postérieures avec d'autres groupes)
• Réunions publiques
• Réunions en groupe
• Séances d'information publiques

2 - 3 jours

Le temps et les ressources nécessaires pour accomplir cette étape dépendent de l'étendue de la consultation (nombre de personnes ou de groupes ou réunions de la collectivité) qui peuvent être nécessaires pour obtenir des commentaires sur le projet de politique.

Étape 4 : Mise au point des documents de politique compte tenu des commentaires et des directives données par les dirigeants de l'organisme ou de la collectivité

2 - 3 jours

Tout dépend de l'étendue des modifications à l'ébauche de document.

Étape 5 : Approbation

Activités possibles :

• Présenter le projet final aux dirigeants de l'organisme ou de la collectivité pour approbation et ratification
• Mettre au point la politique définitive

2 - 3 jours

Transport, déplacements, hébergement et repas

Utiliser le document référence du CT/AINC

Les coûts varient selon divers facteurs (moment de l'année, lieu, distance du déplacement).

Pour plus d'information sur la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, de même que pour connaître les taux actuels des repas, des indemnités et de l'hébergement.

Administration, c.-à-d. : impression, photocopie, traduction, location de chambres, frais postaux et de messageries.

10 % - 15 % du budget du projet

La Direction générale des finances d'AINC a établi le point de référence entre 10 et 15 %. Dans le cas des collectivités, il peut y avoir une forte demande de traduction des codes financiers et administratifs. Normalement, compte tenu des normes du SCT, les frais d'administration de 10 % sont déjà intégrés dans les taux ou les honoraires des experts-conseils. Toutefois, le taux de 10 % - 15 % doit être inclus dans tous les cas afin que la bande puisse gérer les contrats, les activités de coordination ou d'autres activités exigées par le nouveau travail.

Services juridiques

Utiliser le document de référence d'AINC

Tout dépend de la nécessité d'avis juridiques sur les politiques proposées (il est probable que la plupart porteront sur les politiques de gestion des ressources humaines).

Règlements administratifs

L'élaboration d'un règlement administratif pour ces activités ne s'appliquerait que dans le cas de l'autonomie gouvernementale.